آیا در طول روز کاری به طور مداوم تلاش میکنید تا همه کارهای خود را به پایان برسانید؟
بدانید که تنها نیستید! چند سال پیش متوجه شدم که باید زمانم را به شکل کارآمدتری مدیریت کنم. به همین دلیل، همان کاری را انجام دادم که هر صاحب کسبوکاری انجام میدهد: بررسی بیشمار استراتژیهای مدیریت زمان، نکات بهرهوری، ابزارها و تکنیکهای موجود.
اینها مواردی هستند که کمک کردند تا وظایفم را بهتر سازماندهی کنم:
- از بزرگنمایی مشغلههای خود دست بردارید.
- مهارت نه گفتن را بیاموزید.
- کارهای کمتری انجام دهید.
- مسئولیتهای بیشتری را به دیگران بسپارید.
- عوامل حواسپرتی را حذف کنید.
- برنامهریزی متفاوتی برای روز خود داشته باشید.
- ساعات کاری و غیرکاری مشخصی تعیین کنید.
- ساختاری برای روز خود ایجاد کنید.
- روزتان را به طور موثرتری طراحی کنید.
- زمان خود را به دقت ارزیابی کنید.
در نوامبر 2016 متوجه شدم استراتژی مدیریت زمان من خوب نیست. (اگر هر یک از موارد و چالشها آشنا به نظرتان میرسد، لطفا در بخش نظرات، شما نیز بنویسید)
جوانای عزیز
امسال 8 پوند وزن اضافه کردید.
هرچه بیشتر سر کار رفتید، زمان کمتری برای ورزش و باشگاه گذاشتید.
تقریباً هر روز سال، عملاً 360 روز سال، پشت میز خودتان نشستید و هنگامی که پشت میز بودید هر بار هشت، ده و گاهی چهارده ساعت همانجا بودید، حتی یکشنبهها. با این حال پستهای کمی هم منتشر کردید.
تعطیلات خود را لغو کردید. گفتید: «خیلی شلوغم»، پس چه کسی کارها را انجام میدهد؟
واضح است امسال تنها تعطیلی که به یاد دارید یکشنبهای است که در حیاط پشتی نشستید و کتاب خواندید.
با این حال پستهای کمی هم منتشر کردید.
بهسختی وظایفتان را سروقت تمام میکردید.
تعداد کمی مخالف این نظرند که شما در مدیریت زمانتان فاجعه شدهاید.
اینطور نیست که کارتان را انجام ندهید. اتفاقا دارید کار میکنید.
شما در برنامهریزی و اجرا خوب هستید و… خب، قبلاً در تمرکز هم خوب بودید. اما صادقانه، اگر واقعا متمرکز باشید چیزهای بیشتری برای ارائه در سال دارید.
– بله، امسال کارهای خوبی هم انجام دادید. در دوازده کنفرانس صحبتهای جدیدی ارائه کردید. آزمونهایی را شروع کردید. کارهای خوبی انجام دادید ولی هر بار احساس کردید که کاملاً شکست خورده اید. بابت تمام مدتی که پشت میزتان بودید امروز چه چیزی برای ارائه دارید؟
نه آنقدری که میشد.
وقت آن است که:
- از بزرگنمایی مشغلههای خود دست بردارید.
استراتژی مدیریت زمان شماره 1: صداقت با خود است.
زیرا همانطور که لورا واندرکام[1] در مقاله نیویورک تایمز درباره افرادی که پرمشغله به نظر میرسند اما واقعاً اینگونه نیستند، نوشت:
حرفهایها اغلب تمایل دارند ساعات کاری و میزان مشغله خود را اغراق کنند. ما معمولاً شلوغترین هفتههای خود را به یاد میآوریم، زیرا تجربیات منفی نسبت به تجربیات مثبت بیشتر در ذهن ما باقی میمانند. علاوه بر این، بیشتر افراد تمایل دارند خود را سختکوشتر از آنچه هستند نشان دهند.
شما ممکن است فکر کنید از تمام توان خود برای کار کردن استفاده میکنید و دیگر هیچ ساعتی در روز باقی نمانده است. اما این تصور اشتباه است. مطالعات نشان دادهاند افرادی که تخمین میزنند بیش از 75 ساعت در هفته کار میکنند، به طور متوسط 25 ساعت کمتر از میزان تخمینی خود واقعاً کار میکنند.
حتی اگر این محاسبه را پیش ببریم و فرض کنیم که واقعاً 75 ساعت در هفته پشت میز مینشینید، احتمالاً متوجه خواهید شد که در مقایسه با یک هفته کاری 40 ساعته، 35 ساعت از آن زمان، کار اضافه و غیرضروری محسوب میشود.
وقت آن رسیده است که زمان کاری خود را تنظیم کنید، بهرهوری را افزایش دهید و ساعات کمتری کار کنید.
چگونه؟
- مهارت نه گفتن رو بیاموزید.
استراتژی مدیریت زمان شماره 2: زمان آن رسیده که به همه چیز بله نگویید!
در سالهای اول ممکن است احساس کرده باشید که باید به هر چیزی پاسخ مثبت دهید. شاید هم حق با شما بوده است؛ چه جهنمی! حتی اگر اشتباه کرده باشید (هرچند احتمالاً فکر نمیکنید که اشتباه بوده)، بیایید گذشته را رها کنیم. حالا وقت آن است که به آینده و زمان حال فکر کنیم.
و بیایید تلاش کنیم تا در مدیریت زمان خود بیشتر شبیه وارن بافت[2] باشیم:
تفاوت بین افراد موفق و بسیار موفق این است که بسیار موفقها تقریباً به همهچیز «نه» میگویند.
جیمز آلتوچر[3] اضافه میکند:
اگر چیزی واقعاً هیجانانگیز نیست، پاسخ شما باید «نه» باشد.
همانطور که مدیر گوگل فور ورک [4]گفت:
طراحی یک برنامه زمانی هفتگی تنها زمانی مؤثر است که طرز فکر درستی داشته باشید. نه گفتن نه تنها مشکلی ندارد، بلکه در واقع ضروری است، زیرا روزها برای انجام تمام کارهایی که از شما خواسته میشود، به اندازه کافی طولانی نیستند.
میدانم به چه فکر میکنید: چگونه میتوانم مطمئن شوم که به چیزهایی که شایسته پاسخ «نه» هستند، واقعاً «نه» بگویم؟
بیایید به کارهایی که در چند سال گذشته به آنها «بله» گفتهاید نگاهی بیندازیم و بررسی کنیم که آیا نتیجهبخش بودهاند یا نه:
- کار مشتری: وای! نتیجه این مورد میتواند پول و مطالعات موردی باشد. اما باید در انتخاب شرکتهایی که با آنها کار میکنید بسیار واقعبینانهتر عمل کنید. برای مثال، اگر حداقل مبلغ پروژه شما 60,000 دلار است، این یک اصل غیرقابل تغییر است. باید راهی پیدا کنید که زمان اتلافشده توسط بازاریابهایی که توان مالی همکاری با شما را ندارند، به حداقل برسد. این بازاریابها اغلب وانمود میکنند که ممکن است بودجه را تأمین کنند، اما این وانمودها فقط وقت شما را تلف میکند. بنابراین، صرف وقت باید به حداقل برسد.
نتیجه: فقط به مشتریانی که سریع، هیجانزده و توان مالی کافی برای همکاری با شما دارند، پاسخ مثبت دهید.
- حضور در پادکست: بیشتر پادکستهای قدیمی حالا لغو شدهاند و محتوای آنها دیگر در دسترس نیست.
نتیجه: فقط به پادکستهایی که واقعاً شما را سریع هیجانزده میکنند، پاسخ مثبت دهید.
- صحبت در کنفرانسهای حضوری: برخی از کنفرانسها تأثیر فوقالعادهای بر زندگی حرفهای شما داشتهاند، اما برخی دیگر تنها به ایمیلهایی از افرادی ختم شدهاند که توان استفاده از خدمات شما را ندارند. علاوه بر این، همه کنفرانسها نیازمند صرف زمان زیادی برای آمادهسازی یک ارائه عالی و چند روز دور شدن از بهرهوری شما هستند.
نتیجه: به کنفرانسهایی که مطمئن هستید به رشد و توسعه حرفهای شما کمکی نمیکنند، «نه» بگویید.
- فعال ماندن در پنلهای کنفرانس آنلاین: این پنلها فرصتی برای ارتباط یا ملاقات مجدد با افراد جالب فراهم میکنند و در حمایت از کسبوکارهای دیگر میتواند مفید باشد. اما آیا هر پنل آنلاینی واقعاً به رشد مالی و آگاهی برند شما کمک کرده است؟ احتمالاً نه.
نتیجه: به پنلهای کنفرانس آنلاینی که به رشد و توسعه ایراستوری[5] کمک نمیکنند، «نه» بگویید.
- برگزاری آموزش آنلاین برای برندهای دیگر: این کار را برای حرفههای بازاریابی انجام دادهام و واقعاً عاشق همکاری با اساتید بازاریابی هستم. اما این فرآیند شامل ایمیلهای پشت سر هم و جلسات متعدد بود که زمان زیادی را از من گرفت تا این آموزشها برگزار شوند.صراحت؟ بهخاطر نه گفتن به این نوع درخواستها، احساس بیرحمی نمیکنم.
نتیجه: به تمام آموزشهای آنلاین برای برندهای دیگر «نه» بگویید.
- آموزش تیمها در محل شرکت: این کار به قدری نادر شده است که دیگر ارزش انجام دادن ندارد. هرچند پول خوبی به همراه داشته باشد، اما حالا میدانید که دیگر صرفاً “پول گرفتن” برای شما کافی نیست.
نتیجه: نه، دیگر این کار را انجام نمیدهم.
بنابراین شاید برای کار مشتری، پادکستها و کنفرانسهای حضوری بله بگویید، اما برای کنفرانسهای آنلاین، آموزش آنلاین برای برندهای دیگر و آموزش تیمها در محل شرکت خودشان وقتی نگذارید.
خب، بهتر شد. حالا دارید به جایی میرسید.
وقتی به همهچیز بله میگویید، زمان کمی برای کارهای خودتان باقی میگذارید. آیا رسیدن به مهمترین کارهای خود نباید قبل از خواسته دیگران باشد؟ پاسخ مثبت است. باید باشد.
- کارهای کمتری انجام دهید.
استراتژی مدیریت زمان شماره 3: کار کمتری انجام دهید.
بر اساس توضیح جردن بیتس[6]، ایده “کمتر انجام دادن” به این معناست که فقط روی انجام کارهای مهمتر تمرکز کنید:
سرعت خود را کاهش دهید، به کارهایی که واقعاً نیاز به انجام دارند، توجه کنید و روی آنها تمرکز کنید. به جای انجام تعداد زیادی کار کمبازده، همان کارهای کمتر اما با ارزشتر را انجام دهید که تأثیر بیشتری ایجاد میکنند.
میدانم: شما هم دوست دارید کمتر کار کنید. نمیخواهید مدام پشت میزتان باشید… یا شاید هم هنوز پشت میز نشستهاید و مسئله را متوجه نشدهاید!
بسیار خب، جای اینکه کاملاً انفعالی یا تهاجمی عمل کنیم، بیایید به ایده «کمتر انجام دهید» توجه کنیم.
بدون اینکه تأثیر منفی بر کسبوکار، طرفداران، یا افرادی که برای شما کار میکنند بگذارید، چه کارهایی را میتوانید کمتر انجام دهید؟ امتحان کنید:
- با حسابدار خود هماهنگ کنید که تمام امور حسابداری، از جمله حقوق و دستمزد، به او واگذار شود. چرا باید چیزی بیش از خواندن گزارشها انجام دهید؟
- کاوش مداوم ایدههای جدید برای محصولات، خدمات، حسابداری، آزمونها، برنامهها و رویدادها را متوقف کنید.
- به نشستهای آنلاین، رویدادهای مجازی، آموزشهای داخلی و موارد مشابه “نه” بگویید.
- به تمام پروژههای جدید مشتری “نه” بگویید. مانند ناتان بری[7]، که چند سال پیش تصمیم گرفت بر فروش کتاب الکترونیکی روی کانورتکیت[8] تمرکز کند. از این تصمیم الهام بگیرید و شما هم “نه” بگویید.
- از دستیار مجازی خود بخواهید مدیریت صندوق ایمیلها و تقویم شما را به عهده بگیرد.
این ما را به همان فرصت آزاردهندهای میرساند که هرچقدر هم تلاش میکنید، نمیتوانید آن را بهخوبی درک کنید…
- مسئولیتهای بیشتری را به دیگران بسپارید.
جان سی ماکسول[9] استراتژی مدیریت زمان شماره 4 را با این نقل قول خلاصه میکند:
اگر تمام کار یا حتی 80٪ آن میتواند توسط شخص دیگری انجام شود، آن را واگذار کنید!
خدا میداند چقدر برای استخدام و برونسپاری تلاش کردهاید.
به طور کلی، کارهای برونسپاری شده به خوبی پیش رفتهاند، حتی در مواقعی که عملکرد چندان عالی نبوده است. (برای مثال، استخدام یک توسعهدهنده مشخص در آپورک[10] و راهحل تخصصی او را در نظر بگیرید؛ او برای رفع باگها و ساخت کدها، هر فرمولی را که با کدهایش تداخل داشت، حذف کرد، که در نهایت به حذف چندین ویژگی کاملاً کاربردی و اساسی منجر شد.)
نمیتوانید انتظار داشته باشید همهچیز را واگذار کنید، اما کارهایی که در آنها مهارت کافی ندارید، حتماً باید برای برونسپاری یا واگذاری در نظر گرفته شوند. شما حتی در انجام ۸۰٪ این کارها هم عملکرد خوبی ندارید:
- برقراری ارتباط فعال با همه افراد.
- طراحی.
- کمک به اعضای تیم برای درک اشتباهات یا نقاط قوتشان و ارائه طرح پیشنهادی به آنها.
- پاسخ دادن به ایمیل بعدی (پاسخ به ایمیل اول؟ بله، اما نه ایمیلی که پس از پاسخ آنها ارسال میشود).
و بدتر از آن: شما حتی نمیخواهید در همه این موارد بهتر شوید. پس چرا باید زمان محدود خود را صرف آنها کنید؟
درواقع، شما میدانید چه کاری باید انجام دهید.
- عوامل حواس پرتی را حذف کنید.
امروزه، حواسپرتیها به همه ما آسیب میزنند. به همین دلیل، استراتژی مدیریت زمان شماره 5 بر تمرکز تأکید دارد. باید از واکنش نشان دادن به هر چیزی دست بردارید، مانند:
- اعلانهای برنامه اسلک[11].
- چک کردن مداوم ایمیل.
- وسوسه کلیک کردن روی تبهایی که فقط ۱۵ دقیقه است باز نکردهاید (۱۵ دقیقه!؟).
- افکار گذرا که شما را از کار اصلی دور میکنند.
- پیامک زدن، بهویژه زمانی که کامپیوترتان در حال پردازش است و نمیخواهید منتظر بمانید.
- مکالمات ناگهانی در محیط کار، مثل «میتوانی به این نگاه کنی؟» یا «پست چطور پیش میرود؟».
- چک کردنهای بیهوده: دنبالکننده جدید؟ اشتراکگذاری جدید؟ کلیک جدید؟
اینها همه حواسپرتیهایی هستند که باید از آنها دوری کنید تا تمرکز خود را حفظ کنید.
شما همیشه در حالت آمادهباش هستید و این موضوع در مثالهای ساده اما زیانآور خودش را نشان میدهد. مثلاً چند بار در سال گذشته برای سرویسی ثبتنام کردهاید که تنها نیاز به انتظار برای ایمیل تأیید داشته باشد، اما در همان ۲ ثانیهای که بین پیام تشکر از کاربر و صندوق ورودی ایمیلتان منتظر هستید، دوباره وارد توییتر شدهاید؟ احتمالاً این اتفاق زیاد افتاده است.
و حتی چیزی هم در توییتر منتشر نمیکنید! خدایا، چه وقتتلفکردنی! معذرت میخواهم که اینطور میگویم، اما آیا تنها بر اساس غریزه عمل نمیکنید؟ آیا دامنه توجهتان واقعاً اینقدر محدود شده است؟
اگر با خودتان صادق باشید (و به جای آسان گرفتن به خود، واقعبینانه عمل کنید)، باید این تغییرات را اعمال کنید:
- اعلانهای دسکتاپی اسلک را خاموش کنید – آسان نیست.
- اعلانهای دسکتاپی فیسبوک، تلگرام و واتساپ را خاموش کنید – آسان نیست.
- زمان مشخصی برای بررسی صندوق ورودی ایمیل برنامهریزی کنید – آسان نیست.
- جلسات خود را در تقویمی مدیریت کنید و زمان آنها را تحت کنترل بگیرید.
- روی انجام یک کار مشخص در یک زمان مشخص تمرکز کنید – آسان نیست.
- استفاده از تبهای مرورگر و صندوق ایمیل بهجای فهرست کارهای روزانه را متوقف کنید – آسان نیست.
- نحوه همگامسازی برنامه با تقویم خود را یاد بگیرید.
- اولویتهای واقعی خود را مشخص کنید– آسان نیست.
شما باید هر روزتان را تحت کنترل داشته باشید.
وگرنه ممکن است کاملاً عقلتان را از دست بدهید.
- روز خود را به شکلی متفاوت برنامهریزی کنید.
استراتژی مدیریت زمان شماره ۶: برنامه روزانه خود را به شکلی متفاوت تنظیم کنید. برای اینکه جلوی تاثیر کاری را بگیرید که یک طراح در گوگل تصمیم گرفته انجام دهد و زندگیتان را به جهنم تبدیل کند:
همانطور که میدانید، تقویم گوگل:
- کل روز شما را نمایش میدهد،
- و آن را به بخشهای نیمساعته تقسیم میکند.
اما روز شما صرفاً از ساعتها یا نیمساعتها تشکیل نشده است؛ روز در واقع مجموعهای از دقیقهها است.
به گفته کوین کروز[12]، که با موفقترین افراد جهان درباره مدیریت زمان مصاحبه کرده است، بیشتر ما، حتی ورزشکاران المپیک و رهبران کسبوکار، به طور پیشفرض زمان را در بلوکهای ساعتی و نیمساعتی در نظر میگیریم:
بدانید که هر روز 1440 دقیقه دارد و هیچ چیز ارزشمندتر از زمان نیست. پول را میتوان از دست داد و دوباره به دست آورد، اما زمان از دسترفته هرگز قابل بازگشت نیست.
مشاور بهرهوری، جیسون ووماک[13] تأکید میکند که اهمیت، در انجام کارهای بهتر در زمان کمتر است. او دریافته است که:
میتوانید در 15 دقیقه فعالیت آماده و متمرکز، بیشتر از یک ساعت فعالیت غیر متمرکز و بدون برنامه، کار انجام دهید.
بنابراین، هدف شما باید این باشد که به دقیقههای زمان خود فکر کنید، نه ساعتها و روزها.
یعنی همه این قاتلان دقیقهها، همان چیزهایی هستند که در فیلم واتر بوی[14] آن را «شیطان» توصیف میکند:
- پرش به یک «تماس سریع»
- پاسخ دادن به ایمیلی که فقط بابت «تشکر» ارسال شده است.
- رفتن به اسلک، حتی زمانی که هیچ نقطه قرمزی در اعلانها وجود ندارد (و شما تگ نشدهاید).
- تنظیم تماس 30 دقیقهای در حالیکه فقط ۱۵ دقیقهاش صحبت میکنید.
وقت آن رسیده است که انجام این کارها را متوقف کنیم.
باید روز خود را دقیقه به دقیقه در نظر بگیرید و همه چیز را بر همین اساس برنامهریزی کنید:
- ساعات کاری و غیرکاری خود را به طور مشخص تعریف کنید.
استراتژی مدیریت زمان شماره 7: مربوط به تصمیمگیری درباره این است که هر روز چند ساعت باید کار کنید.
برخی توصیه میکنند که در هفته 40 ساعت یا کمتر کار کنید، زیرا هر ساعتی بیش از این بازدهی کمتری خواهد داشت. برخی دیگر هفته کاری خود را به 50 ساعت محدود میکنند، با روزهایی 9 یا 10 ساعته.
در همین حال، جیسون فرید[15] از بیسکمپ[16] و دیوید هاینمایر هانسون[17] پیشنهاد میکنند که افراد معتاد به پرکاری را از تیمها حذف کنیم، چرا که آنها قهرمانانی نیستند که تلویزیون از آنها تصویر میسازد. این نکته آخر بسیار مهم است و باید به خاطر بسپارید.
دیگران به برنامه روزانه شما توجهی ندارند.
البته آدمهای بدی نیستند، اما قطعاً وقتی شما تمام شب بیدار میمانید، آنها خواب راحت خود را از دست نمیدهند.
شما تنها مدافع خوشبختی خود هستید.
شما باید از زمانتان محافظت کنید.
هیچ دلیلی وجود ندارد که باور کنیم باید بیش از ۱۰ ساعت در روز یا ۵۰ ساعت در هفته کار کنیم. پس بیایید از همینجا شروع کنیم. در این مرحله، همکار معتاد به پرکاری ما احتمالاً کمی عصبی شده است، و حق هم دارد. وقت آن رسیده که او را اخراج کنیم و بهجای او، همکاری کارآمد و متمرکز استخدام کنیم که حداکثر ۱۰ ساعت در روز کار میکند.
در حالت ایدهآل، شاید آن ۱۰ ساعت کار متوالی باشد. برای اشاره دوباره به دیدگاه دیوید هاینمایر هانسون، هنگام برنامهریزی برای روزتان:
فقط برای ۴ تا ۵ ساعت کار واقعی در طول روز برنامهریزی کنید.
این باید برای شما کاملاً منطقی باشد. مشغله زیادتان در این تابستان احتمالاً به این دلیل بود که سعی میکردید سه یا چهار کار بزرگ را در یک روز انجام دهید، در حالی که هر یک از این کارها به 2 تا 3 ساعت زمان نیاز داشتند. حتی در کمترین حالت، 6 ساعت از روزتان به کار واقعی اختصاص مییافت، و در بیشترین حالت، 12 ساعت.
این در حالی بود که همچنان تمام کارهای عادی و وقتگیر کسبوکار خود را نیز انجام میدادید، از جمله:
- ارسال ایمیل به مشتریان
- برنامهریزی پستهای وبلاگ
- ارسال ایمیل به لیست مخاطبان
- استخدام افراد و پیمانکاران
- آموزش افراد و پیمانکاران
- پرداخت قبوض و وارد کردن آنها در نرمافزار حسابداری
- نادیده گرفتن ایمیلهای حسابدار درباره عدم تطابق صورتحسابهای بانکی
- برگزاری جلسات با فریلنسرها
شما نمیتوانید در یک روز بیش از یک کار نسبتاً بزرگ را بهطور مؤثر انجام دهید.
- برای روز خود یک ساختار منظم ایجاد کنید.
در هفتههای گذشته برای حل چالشهای مدیریت زمانم تلاش کردم تا مقالات زیادی بخوانم.
یکی از بزرگترین نکات، بدون شک، استراتژی مدیریت زمان شماره ۸ است: برخی از بخشهای روز شما ارزشمندتر از دیگر بخشها هستند. بنابراین آنها را عاقلانه تخصیص دهید.
چگونه؟
صبحها و اوایل بعدازظهر بهترین زمان برای انجام کارهای خلاقانه است، زیرا در این ساعات در اوج تمرکز، استدلال منطقی، و انرژی ذهنی خود قرار دارید.
اواسط تا اواخر بعدازظهر و اوایل شب بهترین زمان برای انجام کارهای پاسخمحور و تکراری است.
این بدان معناست که وقت آن رسیده جلسات را در جای مناسب خود قرار دهیم (یعنی در بعدازظهر).
و همزمان، بیایید از این به بعد جلوی ازدحام جلسات را با این روشها بگیریم:
- زمان پیشفرض جلسات را ۲۰ دقیقه تنظیم کنید – جلسات طولانی ناکارآمد هستند.
- اطمینان حاصل کنید که هر جلسه یک دستور کار مشخص دارد – جلسات بدون دستورکار ناکارآمد هستند.
- از برگزاری جلسات غیرضروری اجتناب کنید – اگر ایمیل میتواند کافی باشد، جلسه بیمورد است.
پس بله، جلسات بهتر است کمتر و فقط در بعدازظهر برگزار شوند. به این صورت:
در اینجا باید فوراً به انجام کارهایی بپردازید که افراد باهوش توصیه میکنند…
- روز خود را به طور مؤثرتری طراحی کنید.
چه میشود اگر به جای مدیریت زمان، آن را طراحی کنید؟ استراتژی مدیریت زمان شماره 9 روز شما را فوراً جذابتر میکند، درست است؟
علاوه بر این، به شما تسلط میبخشد: شما طراح هستید، نه فقط یک مدیر یا هماهنگکننده. شما مثل جانی آیو[18]، طراح زمان خود هستید، نه یک برده بیعلاقه که انگار هزار سال است فهرست کارهای روزانه مینویسد.
توماس دیویس[19]، کارمند سابق گوگل، توصیه میکند که روز خود را با استفاده از چهار بخش طراحی کنید، به این شکل:
من نیز کارهای خود را به چهار بخش تقسیم میکنم:
- توسعه افراد: مدیریت تیمها، مربیگری و ارائه.
- عملیات کسبوکار: تحلیل دادهها و برگزاری جلسات فروش.
- وظایف تراکنشی: انجام کارهای یکباره مانند پاسخ به ایمیلها یا بررسی بودجه.
- وظایف نمایندگی: نمایندگی کسبوکار از طریق گپ و گفت با مشتریان یا سخنرانی در کنفرانسها.
شما میتوانید بخشهای چهارگانه خود را به هر شکلی که دوست دارید نامگذاری کنید، اما به خاطر داشته باشید: شما فقط چهار بخش دارید.
برای توضیح بیشتر کار دیویس، میتوان این ایده را با مفهوم زندگی چهارگانه بسط داد :برای هر چیزی که در طول روز شما قرار دارد، برنامهریزی کنید.
یک روز کاری که به سرعت با هجوم ایمیلها، جلسات و درخواستهایی که به نظر فوری میآیند (فقط به این دلیل که فردی آن را فوری اعلام کرده)، پر میشود، این حس را ایجاد میکند که همیشه نسبت به زمانی که دارید، کارهای بیشتری روی زمین مانده است.
نتیجه؟ این چرخه بیپایان از درخواستها و کارهای بدون برنامهریزی، منجر به فرسودگی و از دست دادن انرژی شما میشود.
پس، چه چیزی باید در چهارگانه قرار گیرد؟
برای هر کسی این چهارگانه میتواند متفاوت باشد.
دیویس توصیه میکند:
برای اینکه بدانید چهارگانه شما چگونه خواهد بود، ابتدا فهرستی از وظایف و مسئولیتهای روزمره خود تهیه کنید. به تقویم روزانهتان نگاه کنید و جلساتی که در چند هفته گذشته در آنها شرکت کردهاید را مرور کنید. همچنین، لیست کارهای اخیر و پروژههای بزرگ سه ماه گذشته را بررسی کنید.
سپس، تمام وظایف قدیمی و جدید، بزرگ و کوچک، را در چهار دسته اصلی تقسیمبندی کنید. شغل شما ممکن است منحصربهفرد باشد، اما برای مثال، وظایف تراکنشی برای کارهای یکباره مفید است.
وقتی این کار را انجام دهید، یک دید کلی و سطح بالا از تمام کارهایی که ممکن است وقت خود را صرف آنها کنید خواهید داشت. این دیدگاه به شما کمک میکند تا برنامهریزی و ایجاد تعادل بین مسئولیتهای روزانه و هفتگی خود را آسانتر کنید.
فکر میکنم سال آینده باید کمتر کار کنید، یا روی یک کار مشخص تمرکز بیشتری داشته باشید و برخی کارهای دیگر را کاهش دهید.
اما در حال حاضر، چهار بخش اصلی عبارتند از:
- عملیات تجاری
- وظایف تراکنشی
- وظایف نمایندگی
- وظایف اجرایی
برخی روزها، عملیات تجاری بزرگترین بخش روزتان خواهد بود. در فصل کنفرانسها، وظایف نمایندگی اهمیت بیشتری پیدا میکنند. در زمان راهاندازیها، وظایف اجرایی بخش عمدهای از زمان شما را به خود اختصاص میدهد. اما به یاد داشته باشید که برای حفظ آرامش و تعادل، باید از تلاش برای انجام همه چیز در همه زمانها دست بردارید.
دیویس اضافه میکند که:
همه وظایف به یک اندازه ارزشمند نیستند. در هر موقعیت، احتمالاً یک بخش از وظایف نسبت به بخشهای دیگر اهمیت کمتری خواهد داشت، و این نکتهای مهم است. همچنین، به احتمال زیاد زمان برابری برای کار بر روی وظایف هر بخش صرف نخواهید کرد.
این موضوع به تقسیم روز به بخشهای منظم ۲۵ درصدی مربوط نمیشود، چرا که بیشتر شغلها بیش از حد غیرقابل پیشبینی هستند.
در عوض، کلید استفاده مؤثر از این بخشها این است که به یاد داشته باشید: اگر بر تأثیر تجاری و لذت شخصی تمرکز کنید، میتوانید به دستاوردهای بزرگی برسید و در عین حال تعادل را حفظ کنید.
شما میتوانید آنچه را که انجام میدهید طراحی کنید، به جای اینکه صرفاً آنچه را که نیاز دارید انجام دهید.
شما این ایده را دوست دارید.
- زمان خود را با دقت ارزیابی کنید.
از کدام ابزار برای ارزیابی زمان و مدیریت بهرهوری خود استفاده میکنید؟
استراتژی مدیریت زمان شماره 10: استفاده از افزونه رسکیوتایم[20] است.
درست است. این افزونه چطور کار میکند؟
تاکنون از آن استفاده نکردهاید؟ فهمیدم، شما همان کودکی هستید که بدون انجام تکالیف سر کلاس میآید و میپرسد: «چرا چیزی یاد نمیگیرم؟»
چطور میتوانم کمک کنم وقتی خودتان از کمک گرفتن امتناع میکنید؟ رسکیوتایم نصب شده است. فقط کافی است آن را فعال کنید و بعد بررسی کنید. … انجام شد؟ عالی است.
وقتی رسکیوتایم به شما کمک میکند تا ببینید زمانتان را صرف چه چیزهایی میکنید، میتوانید گزینههای خود را اولویتبندی کنید، عوامل زمانبر را کاهش دهید یا حذف کنید و در نهایت زمان خود را بهتر مدیریت کنید.
طبیعتاً، تخمین زدن بهدرستی کار سادهای نیست. پس چگونه میتوانید این کار را بهتر انجام دهید؟ کارشناس استیو پاولینا[21] از مفهومی به نام «حاشیه خطا»[22] استفاده میکند تا بفهمد تخمین زمان شما برای انجام یک وظیفه چقدر دقیق است. همانطور که میهیر پاتکار[23] توضیح میدهد:
لیست وظایفی که دارید را بنویسید یا پروژههای بزرگ را به وظایف کوچکتر تقسیم کنید و زمان مورد نیاز برای هر کدام را تخمین بزنید. پس از اتمام هر وظیفه، زمان واقعی صرفشده را ثبت کنید. در پایان، زمان واقعی تمامی وظایف را جمع کنید و آن را بر مجموع زمانهای تخمینی تقسیم کنید.
فرض کنید فکر میکردید آماده کردن میزکار برای وبینار ۱۰ ساعت طول میکشد. با استفاده از رسکیوتایم متوجه میشوید که در واقع ۱۸ ساعت زمان برده است. این یعنی نسبت فاجعه شما ۱۰/۱۸ یا ۱.۸ است. به عبارت دیگر، ۸۰٪ بیشتر از تخمین اولیه خود زمان صرف کردهاید. حالا دیگر تعجبی ندارد که تمام آخر هفته را کار کردهاید!
هرچه بیشتر حاشیه خطا خود را محاسبه کنید، بهتر متوجه میشوید که چقدر احتمال دارد تخمین بعدی شما نادرست باشد. در نهایت، یک میانگین قوی به دست میآورید که میتوانید از آن برای بهبود تخمینهای آینده استفاده کنید.
وقتی تخمین جدیدی ایجاد میکنید، میتوانید بگویید: «خب، معمولاً تخمینهایم حدود ۴۰٪ خطا دارند.» سپس ۴۰٪ به تخمین خود برای پروژه موردنظر اضافه کنید.
این بخش را هم دوست داشتید؟ فکرش را میکردم.
استراتژیها و نکات مدیریت زمان بیپایان به نظر میرسند، اینطور نیست؟
میتوانید روزهایتان را صرف تلاش برای کشف راههایی کنید که چگونه از هدر رفتن دقیقهها جلوگیری میکند.
موضوع این است که شما از قبل میدانستید مشکلی دارید؛ اینکه، درست مثل بسیاری از اطرافیانتان، حواسپرت هستید و با وقفههای زیادی روبهرو میشوید.
اما لازم نیست که این وضعیت همینطور باقی بماند، درست است؟
مطمئناً تا اینجا پیشنهادهای خوبی برای برنامهریزی کاری خود لیست کردهاید. حالا چالش شما این است که دسامبر را صرف سازماندهی کارهای خود کنید تا سال آینده را واقعاً به سال بهتری تبدیل کنی.
منبع:
https://copyhackers.com/2016/11/note-to-self-on-time-management
نویسنده: جوانا ویبی
ترجمه: کسبوکارهای نوپای حرکت اول
[1] – “ The Busy Person’s Lies”, Laura Vanderkam
[2] – Warren Buffet
[3] – James Altucher
[4] – Google for Work
[5] -Airstory: پلتفرمی برای نویسندگی و بازاریابی محتوا
[6] Jordan Bates
[7] -Nathan Barry
[8] – ConvertKit: یک ابزار بازاریابی ایمیلی است که به طور خاص برای وبلاگنویسان، خالقان محتوا، و کسبوکارهای آنلاین طراحی شده است
[9]– John C Maxwell
[10] – Upwork
[11] -Slack: پلتفرمی ارتباطی و همکاری تیمی است که به تیمها امکان ارسال پیام، اشتراک فایل، مدیریت پروژهها و برقراری ارتباط در محیطهای کاری را میدهد.
[12] – Kevin Kruse
[13] – Jason Womack
[14] – The Waterboy
[15] – Jason Fried
[16] – Basecamp
[17] – David Heinemeier Hansson
[18] – Jonny Ives
[19] – Thomas Davies
[20] – Rescue Time: یک افزونه و ابزار مدیریت زمان است که به شما کمک میکند فعالیتهای خود را در مرورگر و سایر برنامهها ردیابی کنید.
[21] -Steve Pavlina
[22] – Fudge Ratio
[23] – Mihir Patkar