چگونه تشخیص دهید که محصول‌تان مناسب بازار است؟

تنها چیزی که مهم است رسیدن به توازنی بین محصول و بازار است

اکثر افراد تنها درکی مفهومی از مناسب بودن بازار برای محصولات دارند و حتی افراد کمتری به شکلی سیستماتیک دنبال آن می‌روند. در این نوشتار سعی شده است تا عملی‌ترین تعریف‌های متناسب با محصول و بازار ارائه شود که به دو قسمت پیش از ارائه محصول و بعد از ارائه محصول تقسیم شده و بر اساس اهمیت طبقه‌بندی شده‌اند.

برای پیش از ارائه محصول باید به دنبال چه بگردید؟

۱هیجان قابل مشاهده

پیش از ارائه محصول باید به دنبال بازخورد بسیار قوی از مشتریان باشید، حتی از گروه کوچکی از افراد.

۲مردم حاضر باشند تا اکنون هزینه آن را پرداخت کنند

آیا مردم حاضرند هزینه این محصول را به شما پرداخت کنند؟ تحقیق کنید و مستقیما از آنها بپرسید حتی سعی کنید آنها را وادار کنید که به شما بابت این محصول پول پرداخت کنند تا زودتر به آن دسترسی داشته باشند. اگر بتوانید آنها را وادار کنید که پول خود را قبل از اینکه کالایی داشته باشند، پرداخت کنند، نشانه آن است که بازار مناسب محصولات خود را پیدا کرده‌اید.

برای پس از ارائه محصول باید به دنبال چه بگردید؟

۱حفظ و نگهداری: کاربران دور هم جمع میشوند

به مرور زمان درصد کاربران فعال برای گروه‌های مختلف را ترسیم کنید تا منحنی نگهداری برای خود ایجاد کنید. اگر در مقطعی خط این منحنی صاف شود، احتمالا محصول یا بازار مناسب را برای برخی از بازارها یا مخاطبان پیدا کرده‌اید. 

بنابراین مهم است تا میزان حفظ و نگهداری کاربران برای برخی از محصولات را که قادر به رشد قابل توجهی هستند، پیدا کنید تا معیار مناسبی در اختیار شما قرار گیرد.

۲نظرسنجیها: کاربران میگویند اگر محصول‌تان از بین برود ناامید خواهند شد

از کاربران خود نظرسنجی کنید و از آنها بپرسید “اگر دیگر نتوانند از این محصول استفاده کنند چه احساسی خواهند داشت؟” و درصد پاسخ‌دهندگانی که گزینه “بسیار ناامید کننده” را انتخاب کرده‌اند، اندازه بگیرید. اگر این درصد بیش از ۴۰٪ باشد، بازار مناسب محصولات را پیدا کرده‌اید.”

۳–  رشدی با سرعت بالا

تنها راهی که خواهید فهمید، خواسته‌های مشتری را اجابت کرده‌اید یا نه، این است که برای برنامه‌های مشتریان و مصرف‌کنندگان خود شروع به رشد کنید. در حقیقت اگر انفجاری عمل نکنید، آنچه را مشتری می‌خواهد ایجاد نخواهید کرد بنابراین بدین معنی است که مشتری های خود  را از دست میدهی در نتیجه تجارت بزرگی ندارید.

۴رشد مقرون به صرفه

هر چقدر سوخت سرمایه بالاتر باشد، استارت‌آپ به جای رشد میسوزد و هرچه سوخت سرمایه کمتر باشد، رشد استارت آپ موثرتر است. 

در واقع این معیاری برای تناسب محصول و بازار است. استارت‌آپی که با صرف ۲ میلیون دلار، تنها یک میلیون دلار کسب می کند، چشمگیرتر از آن است که با صرف ۵ میلیون دلار این میزان  را بدست آورد. به نظر می‌رسد که بازار، محصول را از دل استارت‌آپ بیرون می‌کشد در حالی که در حالت دوم، استارت‌آپ محصول خود را وارد بازار می‌کند.

۵هزینه خرید مشتری < ارزش مادام العمر مشتری

وقتی بتوانید مشتریانی را با هزینه کمتری نسبت به آنچه برای‌تان ارزش دارند جذب کنید، کالای مناسب بازار پیدا کرده‌اید. یا به عبارت دیگر این تعریف ساده را به خاطر داشته باشید، ارزش هر کاربر بیشتر از هزینه وارد کردن آنها به محصول است. این بدان معناست که به اندازه کافی مشتری در آنجا وجود دارد و می‌توانید آنها را به طور کارآمد وارد کنید.

۶مشتریان برای محصول شما سر و دست میشکنند

شما همیشه می‌توانید محصول / بازار را در هنگام وقوع احساس کنید. یعنی مشتریان به همان سرعتی که می‌توانند محصول را خریداری کنند، در حال رشد هستند. سرمایه مشتریان در حساب شرکت شما جمع می‌شود و می‌توانید در اسرع وقت کارمندان فروش و پشتیبانی مشتری را استخدام کنید. از سوی دیگر خبرنگاران تماس خواهند گرفت چون در مورد محصول جدید داغ شما چیزهایی شنیده‌اند و می‌خواهند در این مورد گفتگو کنند. جوایز کارآفرین سال را دریافت می‌کنید و .…

۷حتی در صورت خراب شدن محصول از آن استفاده میکنند

اگر محصول شما نامناسب است و مردم همچنان از آن استفاده می‌کنند یا اگر با محصول خراب ماندگاری بالایی دارید، واضح است که بازار مناسب محصولات را دارید.

معیار بزرگی از تناسب محصول / بازار به ویژه در مصرف‌کننده، زمانی است که یک شرکت با وجود اجرا و مدیریت ضعیف به سرعت در حال رشد است.

هنگامی که مشتریان به شدت خواستار محصولی هستند، بدین معنی است که استارت‌آپ با وجود خطاهای متعدد هنوز هم می‌تازد و موفق است.  

چرخه‌‌های رشد، جایگزین قیف‌های بازاریابی می‌شوند

قیف‌های بازاریابی AARRR (روندی در بازاریابی و توسعه محصول که با گام‌های کسب مشتری، فعال‌سازی، نگهداری، ارجاع و کسب سرمایه تعریف می‌شود.) که با نام قیف‌های رشد هم شناخته می‌شوند، به چارچوب کاری رایج در حوزه‌های سنجش کمی، تعیین اهداف و رشد راهبردی تبدیل شده‌اند. این قیف‌ها نقطه شروع خوبی بودند اما نمی‌توانند به‌دقت روند رشد محصولاتی که سریع‌تر از همه ترقی می‌کنند را نمایش دهند. زمان آن رسیده که از قیف‌های رشد عبور کرده و به سراغ حلقه‌های رشد برویم.

البته بکارگیری این سیستم تنها قدم نخست مسیر رشد محسوب می‌شود. ما برای آنکه بتوانیم به درستی و با درنظر گرفتن تغییرات اخیر و درس‌هایی که گرفته‌ایم تفکر خود درباره توسعه محصول را متحول کنیم، نیازمند چارچوب‌های کاری و ابزارهای جدیدی هستیم. 

مهمترین پرسشی که شما و تیم شما باید به آن پاسخ دهد چیست؟

یکی از کارهایی که ما از مشتریان خود می‌خواهیم انجام دهند، پرسیدن سوال نسبتا ساده‌ای از پنج نفر از اعضاء تیم و نوشتن پاسخ آن‌ها روی یک تخته وایت‌برد است: بهنظر شما محصولتان چطور میتواند رشد کند؟

این به‌نظر سوال ساده‌ای است، اما همه در نهایت درباره این پرسش به یک یا چندتا از این نتایج می‌رسند:

  1. هر کس پاسخی متفاوت به این سوال دارد
  2. هر پاسخ تنها یک قطعه از پازل است
  3. پاسخ‌ها درباره خروجی مالی صحبت می‌کنند اما حرفی از ورودی کاربری نمی‌زنند

مساله بزرگی است. اگر هر یک از اعضاء تیم تصویری ناکامل یا متفاوت از روند رشد و توسعه محصول داشته باشند، دیگر نمی‌توان گفتگویی موثر درباره اولویت‌ها، سنجه‌ها، اهداف یا راهبرد با آن‌ها داشت. این امر منجر به چند مساله می‌شود:

  • افراد روی موضوعات مختلف تمرکز می‌کنند
  • تیم‌ها در جهت عکس یکدیگر حرکت می‌کنند
  • اعضاء تیم هم‌گام با مدیرعامل/تیم اجرایی/سایرین از مهم‌ترین مسائل آگاه نیستند

این پرسش که «محصول شما چطور رشد می‌کند؟» مهم‌ترین پرسشی است که باید بتوانید به آن پاسخ دهید. رشد (بخصوص در دنیای استارت‌آپ‌های دارای حمایت مالی) علت وجودی محصولات و شرکت‌ها است. شرکت‌هایی که رشد مستمر دارند بهترین نتایج را هم به‌ دست می‌آورند. نکته مهم‌تر این است که اگر بتوانید در مسیر حرفه‌ای خود باعث ایجاد رشد در محصول یا شرکتی شوید، نسبت به سایرین که چنین دستاوردی نداشته‌اند می‌توانید در انتظار پاداش‌های بهتری باشید.

اکنون بهترین پاسخ برای این پرسش چیست؟

قیفهای بازاریابی جوابگو نیستند

یکی از رایج‌ترین پاسخ‌ها به پرسش «محصول شما چطور رشد می‌کند؟» ارائه تصویری از یک قیف بازاریابی است. چارچوب کاری قیف AARRR نخستین بار توسط دیو مک‌کلور ایجاد شد. این نقطه شروع فوق‌العاده‌ای بود و به میلیون‌ها نفر کمک کرد سطح کارشان را ارتقاء دهند. اما این چارجوب کاری اکنون بیش از یازده سال عمر دارد و ما در این مدت درس‌های زیادی درباره چگونگی رشد محصولات نرم‌افزاری دارای رشد تصاعدی می‌دانیم.

شاید بزرگ‌ترین چیزی که دریافته‌ایم این نکته باشد که چارچوب کاری قیف‌های بازاریابی افق دید کافی برای دادن پاسخی روشن به سوال «محصول شما چطور رشد می‌کند» فراهم نمی‌کند. این چارچوب قادر به توضیح یک مرحله مشخص در چرخه رشد هست، اما توانایی ترسیم یک تصویر کلی از خود چرخه را به ما نمی‌دهد. وقتی از قیف‌ها در سطح شرکت‌ها و برای توضیح رشد محصولات استفاده می‌کنیم، چند مشکل رایج بروز پیدا می‌کنند:

  • قیفها باعث ایجاد گسست راهبردی میشوند

رایج‌ترین رویکردی که در هنگام ساخت یک محصول جدید مشاهده می‌شود «ساخت یک محصول فوق‌العاده» و سپس آزمایش کانال‌های توزیع متفاوت برای پیدا کردن راهبرد بهینه است. این دقیقا رویکری است که نباید اتخاذ کنید. این باعث می‌شود راهبرد‌های تولید محصول و کسب مشتری را به‌‌صورت مجزا تدوین کنید. این روش برنامه‌ریزی راهبردی را می‌توانید در محصولات بزرگ‌تر و بیشتر توسعه یافته مشاهده کنید. در این موارد معمولا تیم محصول برای خود یک راهبرد توسعه محصول انتخاب کرده و پس از پایان کار بخش بازاریابی راهبرد کسب مشتری خود را تعریف می‌کند.

این تفکر راهبردی گسسته علت بسیاری از شکست‌ها در مرحله توزیع محصول است. بکارگیری قاعده تناسب کانال توزیع و محصول چرایی این شکست‌ها را روشن می‌کند. ما معمولا فراموش می‌کنیم که قوانین کانال‌های توزیع محصول را تعیین نمی‌کنیم و این کار توسط خود آن‌ها انجام می‌شود. درنتیجه باید محصول را طوری طراحی کنیم که متناسب با کانال توزیعی انتخابی باشد و نه برعکس. 

در نهایت و بدتر از همه این که ما اصولا تمایل داریم راهبرد پول‌سازی را هم به‌صورت مجزا تعریف کنیم. اما نکته اینجاست که طبق قاعده تناسب محصول با کانال توزیع، راهبرد پول‌سازی ماست که تعیین می‌کند از کدام کانال‌های توزیع می‌توانیم یا نمی‌توانیم استفاده کنیم.

راهبردهای توسعه محصول، انتخاب کانال‌های توزیع و روش پول‌سازی همگی باید در کنار هم تدوین شوند چرا که آن‌ها به هم متصل هستند. ولی استفاده از چارچوب کاری قیف‌های بازاریابی باعث می‌شود که بسیاری از تیم‌ها با این سه حوزه به‌صورت مجزا روبرو شوند. 

  • قیفها باعث ایجاد گسست کاربردی میشوند

روش معمول بسیاری از شرکت‌ها، سازماندهی تیم‌ها براساس لایه‌های قیف بازاریابی است. تیم بازاریابی مسئول کسب مشتری، تیم محصول مسئول حفظ مشتری و درصورت وجود رابطه شرکت به شرکت (یا B2B)  تیم فروش مسئول کسب سرمایه است. سپس به هر یک از این تیم‌ها سنجه‌ای متناظر با آن مرحله از قیف برای ارزیابی عملکرد آن‌ها داده می‌شود.

مشکل از آن‌جا شروع می‌شود که با این روش هر یک از تیم‌ها به‌بهای ضرر تیم‌های دیگر برای رسیدن به هدف فردی خود تلاش می‌کنند. مثلا تیم بازاریابی با جذب کاربران بی‌کیفیت در بالای قیف تلاش می‌کند به هدف از پیش تعیین شده خود برسد، اما این کار باعث خراب شدن وضعیت حفظ کاربران و خراب شدن سنجه‌های عملکردی تمامی لایه‌های دیگر قیف خواهد شد. به‌مرور و برای رفع این مشکل انواع و اقسام موازنه و کنترل‌ به این فرآیند اضافه می‌شود که خود باعث پیچیده شدن درک وضعیت و تعیین سنجه‌های هدف برای ارزیابی شرایط خواهد شد. 

  • قیفها تنها در یک جهت عمل میکنند

قیف‌ها یک ‌طرف هستند. هرچقدر از بالای قیف ورودی را افزایش دهید، در پایین آن خروجی بیشتری خواهید داشت. هیچ ایده‌ای برای سرمایه‌گذاری مجدد خروجی برای افزایش ورودی و تامین خوراک لازم برای فرآیند رشد در طول زمان وجود ندارد. به‌عبارت دیگر، خبری از رشد تصاعدی نیست. این یعنی برای داشتن خروجی بیشتر، باید ورودی را افزایش دهیم: آدم‌های بیشتر، پول بیشتر، تاکتیک‌های بیشتر، کانال‌های توزیع بیشتر و بیشتر. این روند پایدار نیست. درک ارتباط سرمایه‌گذاری مجدد با دستیابی به رشد بیشتر طرز فکر شما درباره مساله «به کجای کار باید بیشتر توجه کنم» و «روی چه چیزی باید سرمایه‌گذاری کنم» را متحول خواهد کرد. 

چارچوب کاری که بتواند چگونگی توسعه شرکت‌هایی که سریع‌ترین رشد را داشته‌اند توضیح دهد چیست؟ چارچوب کاری که بتواند محصول، کانال‌های توزیع و پول‌سازی را در یک مجموعه تعریف کند؟ مدلی که به دنبال رشد تصاعدی باشد و نه خطی چه خصوصیاتی دارد؟

چرخههای رشد

«علاقمندی مشترک به یک موضوع، بزرگ‌ترین دستاورد نوع بشر است.»

آلبرت اینشتین

محصولات دارای رشد فوق‌العاده سریع را بهتر است به‌جای قیف‌های متعدد به‌عنوان مجموعه‌ای از چرخه‌ها در نظر بگیرید. چرخه‌ها سیستم‌های بسته‌ای هستند که در آن‌ها ورودی‌ها پس از طی فرآیندهای مشخص باعث افزایش خروجی می‌شوند که به‌نوبه خود می‌توانند مجددا به‌عنوان ورودی سرمایه‌گذاری شوند. چرخه‌های رشد متفاوت با هدف ایجاد ارزش‌ در زمینه‌های مختلف از جمله کسب کاربران جدید، حفظ کاربران، قابلیت دفاع‌پذیری یا کارآیی وجود دارند که در ادامه یکی دو نمونه را با هم بررسی می‌کنیم:

  • PINTEREST

نیروی محرکه رشد تصاعدی سایت Pinterest را می‌توانید در چرخه زیر مشاهده کنید:

  1. کاربر ثبت‌نام می‌کند (یا به سایت باز می‌گردد).
  2. آن‌ها محصول شما را با محتوای مرتبط/بخصوص فعال می‌کنند.
  3. محتوای جدید ذخیره شده یا محتوای موجود دوباره نشان‌گذاری می‌شود که باعث ارائه سیگنال‌های باکیفیت به کاربر می‌شود.
  4. محتوای باکیفیت در موتورهای جستجو توزیع می‌شود.
  5. کاربری دیگر با استفاده از موتورهای جستجو محتوا را یافته و در سایت ثبت‌نام می‌کند/ به سایت باز می‌گردد. 
  • SURVEYMONKEY

یکی از عوامل رشد سایت SurveyMonkey را می‌توانید در چرخه زیر مشاهده کنید:

  1. کاربر جدید ثبت‌نام می‌کند.
  2. درصدی از آن‌ها اقدام به ایجاد یک نظرسنجی جدید می‌کنند.
  3. درصدی از آن‌ها اقدام به فرستادن این نظرسنجی به دیگران می‌کنند.
  4. به کسانی که نظرسنجی را به پایان می‌رسانند، Landing Page سایت SurveyMonkey نمایش داده می‌شود.
  5. درصدی از این افراد ثبت نام کرده و فرآیند را تکرار می‌کنند.

این‌ها نمونه‌هایی از چرخه‌های بکاررفته در شرکت‌ها/محصولات موفق برای جذب کاربر، حفظ کاربر، دفاع‌پذیری محصول/برند، افزایش کارآیی یا ترکیبی از تمام این‌ها به‌کار می‌روند. آن‌هایی که بتوانند ضمن درک کامل این چرخه‌ها محصول/تیم خود را حول محور این ایده تنظیم کنند همان‌هایی هستند که بیشترین ارزش افزوده را ایجاد می‌کنند. اهمیت کلیدی چرخه‌های رشد برای محصولات دارای رشد تصاعدی دو دلیل بنیادین دارد.

چرخهها باعث رشد تصاعدی پایدار میشوند

بکارگیری چرخه‌ها شما را وادار به یافتن پاسخی برای پرسش «چطور دسته‌ای از کاربران دسته‌ای دیگر را خواهند آورد؟» می‌کند. در نتیجه تمرکزتان معطوف به چگونگی سرمایه‌گذاری مجدد خروجی یک سیکل به‌عنوان ورودی سیکل بعدی برای دستیابی به خروجی بیشتر خواهد بود. این باعث ایجاد یک اثر تصاعدی می‌شود که پایداری بیشتری دارد.

همه چرخه‌ها یکسان نیستند. شاید وسوسه شوید هزاران چرخه برای محصول خود در نظر بگیرید، اما این معمولا به‌معنی هزاران چرخه کم‌رمق و در نتیجه ناپایدار خواهد بود. محصولاتی که سریع‌ترین آهنگ رشد را دارند معمولا نیروی لازم را توسط یک یا دو چرخه اصلی که به مرور زمان تغییر می‌یابند، تامین می‌کنند. اندازه‌گیری و درک میزان قدرت/سلامت چرخه‌های شما برای یافتن موضوعی که بیش از همه نیاز به تمرکز دارد، اهمیتی حیاتی دارد.

چرخهها بیشتر قابلدفاع هستند

چرخه‌های رشد نحوه تعامل محصول، کانال‌های توزیع و مدل پول‌سازی شما را، به‌جای آنکه به‌صورت‌ مجزا بررسی شوند، در یک سیستم واحد ترکیب می‌کنند. در نتیجه چرخه‌های رشد به شدت مختص محصول و شرکت شما هستند که باعث می‌شود تقلید از آن برای بقیه دشوارتر باشد. از طرف دیگر طبق تعریف، تقلید از راهبردها و تاکتیک‌هایی که مختص محصول/کاربر/مدل شما نباشند برای سایرین بسیار ساده‌تر خواهد بود. با کپی شدن آن‌ها، کارایی نیز کاهش یافته و همواره به سمت صفر میل می‌کند که باعث می‌شود همواره مجبور به اختراع راهبردها و تاکتیک‌های جدیدی باشید. این نوع کار کردن در درازمدت پایدار نیست.

حلقههای رشد بازی را عوض میکنند

وقتی به مسائل از دریچه چارچوب کاری حلقه‌های رشد نگاه کنید، تصمیم‌های بسیار متفاوتی خواهید گرفت.

به رشد نگاهی متفاوت خواهید داشت

وقتی از میان چرخه‌های رشد همه‌ چیز را ببینید، دیگر فرآیندهای کسب مشتری، تولید محصول و پول‌سازی را به‌صورت مجزا پیش نخواهید برد. این چارچوب کاری شما را وادار می‌کند به این که هر سه آن‌ها چطور می‌توانند با یکدیگر به‌عنوان یک سیستم کار کنند، فکر کنید. دیگر به فکر سیکل بی‌پایان تاکتیک‌های جدیدتر، کانال‌های توزیع بیشتر و همه‌چیز بیشتر برای پر کردن بالای قیف نخواهید بود و به روش‌هایی که می‌توانید خروجی محصول خود را تبدیل به سرمایه‌گذاری مجدد در چرخه رشد کنید، خواهید اندیشید. 

برای سرمایه خود تصمیمگیریهای متفاوتی خواهید کرد

اگر مجبور به انتخاب یکی از این دو گزینه بودید، چه کار می‌کردید؟

  • گزینه اول: خروجی این گزینه به شما ۵۰۰ کاربر فعال جدید در این هفته خواهد داد، اما در ادامه اتفاقی نخواهد افتاد.
  • گزینه دوم: این گزینه به شما ۲۰ کاربر جدید تا پایان هفته اول، ۲۲ کاربر جدید تا پایان هفته دوم و به‌همین ترتیب هر هفته (با نرخ رشد هفتگی ۱۰%) کاربران جدید خواهد داد. 

واقعا امیدواریم بعد از تمامی توضیحات ارائه شده، گزینه دوم را انتخاب کرده باشید. این به‌معنی دیدگاهی متفاوت در تصمیم‌گیری برای سرمایه‌گذاری است. چرخه‌ها به شما کمک می‌کنند به‌جای رفتن به سمت سودهای کوتاه‌‌مدت به روش‌هایی که در طول زمان اثری تصاعدی داشته و می‌توانند نتایج بسیار بهتری به ارمغان بیاورند فکر کنید. 

تیمهای خود را بهشکلی متفاوت چیده و برایشان هدفگذاری خواهید کرد

از آنجا که در بازار امروز محصول، داده، مهندسی و طراحی نقش پررنگ‌تری در خروجی‌هایی مثل جذب کاربر، حفظ کاربر و درآمدزایی دارند نیازی واقعی به تیم‌های چندمنظوره وجود دارد. همان‌طور که گفتیم، چرخه‌ها بین خطوط تعریف‌شده برای عملکردهای مختلف حرکت می‌کنند. برای اثربخشی بیشتر آن‌ها باید تمامی بخش‌ها برای دستیابی به هدفی واحد تلاش کنند. در نتیجه تیم‌ها می‌توانند حول محور چرخه‌ها چیده و هدف‌گذاری شوند، نه عملکردهای خاص. این امر خود باعث به‌ حداقل رسیدن تضاد منافع تیم‌ها خواهد شد زیرا نتیجه آن در خروجی کلی چرخه تاثیرگذار خواهد بود.

بکارگرفتن چرخههای رشد

درک مفهوم چرخه‌ها، روش اندازه‌گیری کمی آن‌ها و چگونگی نگاشت این مفهوم در توسعه محصول شما تنها قدم اول مسیر است. چرخه‌ها ابزاری فوق‌العاده برای تغییر نگرش‌تان به روند رشد یک محصول هستند. البته نمایش تمامی عوامل تاثیرگذار و اثر آن‌ها بر روی سنجه‌های عملکردی کار راحتی نیست. برای این کار باید چرخه‌های خود را تبدیل به مدل‌های رشد کمی کنید تا ارتباطات، اولویت‌بندی‌ها، شرط‌بندی‌های راهبردی، هدف‌گذاری و تعیین نقشه‌راه برای سنجه‌های عملکردی را برای شما تسهیل کند. 

بررسی بهترین نمونه‌های موردی استخدام از راه دور

با شیوع کووید ۱۹ سازمان‌ها مصاحبه‌های خود را از حالت حضوری به ویدیویی تغییر داده‌اند. به جای آنکه به این موضوع به چشم چالش نگاه کنیم، می‌توانیم آن را فرصتی برای بهبود فرآیندها و تمرکز بر آنچه در چنین مصاحبه‌ای اهمیت دارد بگذاریم.

فرآیند استخدام فعالیتی انسانی است که نیاز به ارتباطات زیادی دارد که همچنان این فرآیند طی سالیان متمادی ثابت مانده و تغییر نکرده ‌است. اما استخدام از راه دور نیازمند فرآیندهای منضبط مصاحبه‌ای است که به‌طور قطع به شما و تیم‌تان برای افزایش بازدهی کمک کرده و بر روش‌هایی موثر برای افزایش ارتباطات انسانی تاکید می‌کند. 

هدف ما اطمینان از آن است که ابزاری درست برای ادامه مصاحبه افراد کاندید شده داشته‌ باشید و فرآیندی کارآمد برای آن به‌وجود آورید. در ادامه به تعدادی از بهترین تجربه‌های به‌دست آمده که از طریق تجربه‌های ما حاصل شده به شما معرفی می‌شود تا در آینده از آن استفاده کنید.

از مجموعه اپلیکیشن‌ها و ابزارهای به‌روز استفاده کنید 

استفاده از تکنولوژی را تا جایی که می‌توانید در شرکت‌تان مورد اهمیت قرار دهید. 

قبل از انجام مصاحبه با کاندیدها مطمئن شوید بیشترین اطلاعات را از آنها کسب کرده‌ و همه‌چیز را در مورد آنها می‌دانید.

هرگونه مشکلی که  در فرآیند مصاحبه برای سیستم‌تان رخ دهد، ممکن است شما و سازمان‌تان را بی‌نظم جلوه دهد و باعث اضافه‌کاری مدیران بخش استخدام که به بررسی و ارزیابی کاندیدها می‌پردازند، شود. همچنین می‌تواند باعث شود تا شما به عنوان مصاحبه‌گر اطلاعات کمی از متقاضی کسب کنید.

برای پیشگیری از  بروز چنین اتفاقی، اطمینان حاصل کنید قبل از انجام مصاحبه موارد زیر بررسی شده ‌باشند.

  1. اینترنت مورد استفاده به درستی کار کند
  2. اتاق مصاحبه تمیز و قابل استفاده  باشد و دارای روشنایی مناسبی باشد
  3. مصاحبه‌شونده از ساعت، تاریخ و اپلیکیشن‌های مورد استفاده برای مصاحبه ویدیویی مطلع باشد و قبلاً از آن استفاده کرده باشد.

اپلیکیشن zoom برای انجام مصاحبه شغلی مناسب است و نسخه پولی آن به شما اجازه می‌دهد مدت زمان بیشتری جلسه‌تان ادامه داشته‌ باشد.

اپلیکیشن Everytimezone  مناسب برای هماهنگ کردن  زمان جلسات برای کسانی است که در مکان‌هایی با اختلاف زمانی مختلف هستند.

آنهایی که می‌خواهند از مهندسی مصاحبه کنند، در قسمت تکنیکی مصاحبه به تخته وایت برد و ابزارهای خاصی نیاز دارند که باید پیش از مصاحبه در محل قرار داده ‌شده ‌باشند.

در مورد تیمی که برای مصاحبه انتخاب می‌کنید سخت‌گیر باشید

  1. بهتر است تعداد افراد تیم مصاحبه محدود به سه نفر باشد و هر یک نسبت به زمان متعهد باشند، تجربه نشان داده‌ در مصاحبه این تعداد کافی هستند.
  2. هر یک از افراد تیم بر حیطه تخصصی خود تمرکز کنند و قبل از انجام مصاحبه سوال‌های خود را آماده داشته ‌باشند
  3.  اندک زمانی بعد از انجام مصاحبه تمام بازخوردها به صورت مستند درآیند. نوشتن آنها به مراتب بهتر است زیرا مانع فراموشی می‌شود و در آینده قابل ارجاع خواهد ‌بود.

برقراری ارتباط مناسب و گوش دادن فعال

  • به خاطر داشته باشیم که شما فرصت‌هایتان را به علت ارتباط غیر کلامی از دست می‌دهید، از کلماتی استفاده کنید که به شما کمک کند تا بتوانید ارتباط مناسبی برقرار کنید
  • هنگام استفاده از اپلیکیشن‌هایی مانند Slack، می‌توانید به راحتی از ایموجی‌ها استفاده کنید. آنها برای انتقال بهتر مفاهیم و احساسات کاربرد خوبی دارند.
  • اپلیکیشنی را که برای مصاحبه از آن استفاده می‌کنید به مصاحبه شونده معرفی کنید و پروتکل‌های استفاده از آن را آموزش دهید.
  • گوش ‌دادن فعال در مصاحبه‌های تلفنی و ویدیویی کار سختی است. برای نشان دادن آنکه شما فعالانه گوش می‌دهید موارد زیر توصیه می‌شوند: 
  1.  مصاحبه ویدیویی همیشه بر مصاحبه تلفنی ارجحیت دارد زیرا فرآیند نگاه ‌کردن به دوربین و گوش ‌دادن باعث افزایش حضور و ارتباط طرفین می‌شود.
  2. بعد از پرسیدن هر سوال مدت زمان مناسبی را در اختیار مصاحبه‌شونده قرار دهید  تا افکارش را متمرکز کند و به سوال‌تان پاسخ دهد.

خاتمه مصاحبه

در انتهای مصاحبه مطمئن شوید که مصاحبه‌شونده از مراحل بعدی اطلاع دارد و در مراحل بعدی توقع چه مواردی را داشته ‌باشد.

  •  آیا مصاحبه دیگری از طرف مدیران استخدامی صورت خواهد گرفت؟
  • آیا مصاحبه ویدیویی دیگری خواهد داشت؟
  • به صراحت باید به متقاضی اعلام  گردد که مصاحبه‌های دیگری با تمام متقاضیان انجام خواهد شد و او تنها گزینه مورد بررسی نیست.

چگونه در مصاحبه متفاوت و بهتر عمل کنیم

در این مقطع زمانی که در حال مواجهه با تجارب جدید هستیم، بهتر است از چیزهای ثابت شده استفاده کنیم. بهتر است بر روی کارآمدی فرآیندها به جای تغییرشان تمرکز کنید. موارد زیر به تقویت فرآیندهای مصاحبه کمک خواهند ‌کرد.

  • از انجام مصاحبه تلفنی خودداری کنید و مستقیماً مصاحبه را به صورت ویدیویی برگزار کنید. 
  • از اپلیکیشن‌ها و ابزار ساده و مناسب استفاده کنید. نیازی نیست دورتان را شلوغ کنید.
  • تیم مصاحبه خود را با دقت و هوشیاری انتخاب کنید و اجازه ندهید بیشتر از سه نفر در تیم باشند. 

در آخر خاطر نشان می‌کنیم برگزاری مصاحبه‌های شغلی هم برای مصاحبه‌کننده و مصاحبه‌شونده تجربه‌ایی تازه است که به مرور زمان ضمن مواجهه با موارد بیشتر مهارت هر دو طرف بیشتر خواهد شد. هر مصاحبه شغلی چالشی منحصربه‌فرد است که توانایی‌های طرفین بر کیفیت آن تاثیر شایانی خواهد داشت.

درباره مربیگری اجرایی بیشتر بدانید

اصلاحی هست که چرخ را نباید از اول اختراع کرد! استفاده‌کنندگان امروزی این اصطلاح کسانی هستند که ترجیح می‌دهند از توان و تجربه دیگران استفاده ‌کنند و هزینه آن را بپردازند و از این طریق کارایی‌شان را افزایش دهند. استفاده از مربیان یکی از این روش‌هاست. با توجه به زمینه‌ای که از مربی استفاده می‌کنید انواع مختلف کوچینگ (مربیگری) به وجود آمده‌اند که شامل: کوچینگ زندگی، کوچینگ کسب و کار، کوچینگ عملکرد، کوچینگ توسعه فردی و کوچینگ اجرایی هستند. در این مقاله می‌خواهیم به سوالات و دغدغه‌هایی که هنگام انتخاب و در خلال کار با مربیان اجرایی به‌وجود می‌آیند بپردازیم.

مربی دقیقا چکار میکند؟ چگونه مربی مناسبی پیدا کنم؟ چه زمانی بهترین زمان استفاده از مربی است؟

بسیاری از بنیانگذاران استارت‌آپ‌ها به مربیان اجرایی یا بیزینسی تبدیل شده‌اند که در ساختن و توسعه شرکت‌ها کمک ‌کنند. مربی خوب به اصطلاح یک “بهبود‌دهنده عملکرد” است که به مدیر عامل یا موسس شرکت کمک‌ می‌کند.

مربی استارتآپ دقیقا چه کارهایی انجام میدهد؟

نقش اصلی مربی کمک به مواردی چون ارتقاء روابط با مشتری‌ها، مدیریت عملکرد پیشرفت سازمان است که در خلال  جلسات روزانه  شامل موارد ذیل می‌شود:

  • مدیریت روابط و سبک‌های کاری
  • مدیریت استرس و متعادل کردن آن در کار و زندگی
  • اولویت‌سنجی و مدیریت انتظارات
  • مواجهه با ترس‌ها و سندرم ایمپاستر

در گذشته استفاده از مربیان مختص مواقعی بود که تیم اجرایی نشانه‌های بدی از عملکرد می‌گرفتند اما ‌اکنون اینطور نیست. بعضی از اعضاء تیم اجرایی با  استفاده از منتورینگ (مربیگری) استخدام می‌شوند که قسمتی از مرحله‌ی پذیرش سازمانی است.

مربیان استارتآپها چه کارهایی انجام نمیدهند؟

مربی بیزنسی برایتان تصمیم نمی‌گیرد. در واقع این فرد را استخدام نمی‌کنید که به شما بگوید چه کارهایی انجام دهید، او را برای تشخیص نقاط قوت و نشان‌دادن نقاط ضعفتان استخدام می‌کنید.

می‌توانید با این شخص در مورد موضوعات مختلف و نحوه مدیریت آنها صحبت کنید اما او برای حل مشکلات شما اینجا  نیست. به عبارتی ساده مربی برای خالی کردن خشم و ناامیدی و شکایت‌های شما نیست. 

توقع نداشته ‌باشید بعد از استفاده از مربی مشکلات‌تان نابود شوند

تفاوت اصلی مربی بیزینسی با مربی زندگی چیست؟

مربی اجرایی بر پیش‌برد بیزینس‌تان تمرکز می‌کند در حالی که مربی زندگی بر برنامه‌های شخصی مشتری‌اش تمرکز می‌کند. مربی اجرایی شما را به صورت شخصی مورد بررسی قرار خواهد داد و نکاتی در مورد شخصیت شما خواهد یافت که بر نحوه تعامل بیزنسی شما تاثیرگذار باشد. به‌طور کلی این مربی به مشکلات شخصی شما وارد نمی‌شود. اگر اتفاقات مهمی‌ در زندگی خصوصی‌تان رخ می‌دهند که بر کار شما تاثیرگذارند، حتما باید مورد بررسی قرار گیرند. استفاده از یک مربی مقطعی در این زمینه می‌تواند کمک‌ حال باشد.

نقش مربی و مشاور چیست؟ 

وقتی مربی سرگرم دست و پنجه نرم‌کردن با مشکلات بنیادین است، نقش مربی این است که به کسب آگاهی شما کمک کند. مشاور می‌تواند به تیم اجرایی در حل مشکلات خاص کمک کند. اگر مشکلی در فرآیند فروش دارید استخدام فروشنده‌ای که سابقه اجرایی در صنعت مشابه شما را دارد، می‌تواند راه حل خوبی باشد.

 یکی از اعضاء هیئت مدیره به من گفته است باید از مربی استفاده کنم. آیا این بدین معنی است که من از عهده وظایف به درستی برنیامدهام؟

خیر، این بدان معناست که (هیئت مدیره، سرمایهگذار یا مدیر عامل) می‌خواهند روی شخص شما سرمایه‌گذاری کنند. از سوال پرسیدن نترسید. آیا بقیه افراد هم‌سطح من نیز از مربی استفاده می‌کنند؟ آیا مربی مشخصی را سازمان معرفی می‌کند؟ پیشنهاد استفاده از مربی علامت آن است که سازمان می‌خواهد بر روی پیشرفت شما سرمایه‌گذاری کند و این علامت مثبتی است. از این پیشنهاد استقبال کنید و سوالهای‌ خود را بپرسید.

پیدا کردن کوچ 

این مرحله به نظر سخت و طاقت‌فرسا می‌آید، اما نباید اینطور باشد. توجه داشته باشید که همانند فرآیند استخدام یکی از اعضاء تیم با آن برخورد کنید. کسی را پیدا کنید که بیشترین همخوانی را با شما داشته ‌باشد تا بهترین نتیجه حاصل شود. اگر در سازمان شما همکاران‌تان مربی دارند از آنها کمک بگیرید. با مدیرعامل و سرمایه‌گذاران و هرکسی که به آن اعتماد دارید صحبت کنید.

به موارد زیر توجه کنید:

  • انگیزه اصلی‌ برای کار کردن با مربی چیست؟
  • چگونه مربی مورد نظرشان را یافته‌اند ؟
  • چه مدت با مربی کار کرده‌اند؟
  • بعد از توقف کار با او آیا دوباره با او کار کرده‌اند؟
  • با شخص دیگری کار کردند؟ چرا؟
  • اگر مربی را اخراج کردند، تحت چه فرآیندی این کار را انجام داده‌اند؟
  •  چه دلایلی که باعث شده ‌است مربی خوبی انتخاب نکنند؟
  • اگر معتقدند باید کار دیگری انجام می‌دادند، چه کاری بوده؟

زنگ خطرهایی که باید به آنها آگاه باشید

 بعد از مشاوره تلفنی با مربی باید حس شهودتان به کار بیفتد. در ادامه به زنگ خطرهای انتخاب مربی نامناسب توجه‌کنید: 

  • هنگام مکالمه حواسش پرت‌ شده و حس‌کرده‌اید ۱۰۰ درصد حواسش با شما نبوده؟
  • تجربه کار در زمینه‌ی مرتبط با سازمان را ندارد. اگر نمی‌تواند با محیط سازمان شما ارتباط برقرار کند شاید انتخاب خوبی نباشد.
  • متوجه شده‌اید در مورد توانایی‌های خود اغراق‌آمیز صحبت می‌کند؟ مثل اینکه بگوید: “من ۱۰۰ درصد نرخ موفقیت در کمک به تیم اجرایی یا رساندن به اهدافشان دارم.”
  • نمی‌تواند به منابع معتبر و به‌روز ارجاع دهد
  • رگه‌هایی از منیّت در مربیگری او می‌بینید. مربی‌تان به دلایل ناموجهی تمایل به کارکردن با شما دارد.
  • تمایل به تعهد بلند مدت (۶ ماهه) دارد و درخواست پیش‌پرداخت دستمزدش را دارد. شما و مربیتان نیاز به تعهدی بلند مدت ندارید چون امکان ‌دارد شما تصمیم بگیرید بعد از یک یا دو ماه قراردادتان را لغو کنید. مربی‌های حرفه‌ای با فسخ قرارداد در عرض چند هفته ابتدایی مشکلی ندارند چون می‌دانند به هر دلیلی ممکن است طرفین نتوانند با هم ارتباط موثری برقرار کنند.

 لیست ۲۰ نفرهای از مربیها دارم با چند نفرشان باید صحبت کنم؟

اگر از منابع مطمئنی برای معرفی مربی استفاده می‌کنید، نیازی به مصاحبه با بیش از ۳-۴ نفر نیست. به احتمال قوی همه آنها انتخاب‌های خوبی هستند. اما فوت کوزه‌گری آن است که کسی را انتخاب کنید که خوشتان آمده‌ باشد. در نظر داشته ‌باشید که کسی را می‌خواهید که پرورش‌تان دهد یا مستقیما کارهایی را به ما دیکته کند؟ دنبال چه سبک شخصیتی برای همراهی می‌گردید؟ اگر در این زمینه نظری ‌ندارید با اشخاص گوناگون صحبت‌کنید، از آنها در مورد سبک و شخصیت مربیان بپرسید. مخصوصا اگر هنوز در مورد نوع مربی‌تان اطمینان ندارید، این روش بسیار به شما کمک خواهد کرد.

چک کردن سوابق کاری

بعد از مصاحبه با چند مربی، احتمالا یکی را انتخاب خواهید کرد. مرحله بعد چک‌کردن سوابق است. حداقل با سه نفر از مشتریان قبلی مربی که انتخاب کرده‌ا‌ید صحبت کنید. بهتر است پیش از برقراری تماس، سوال‌های دقیقی انتخاب کرده‌ باشید. اگر دغدغه مشخصی دارید حتما راجع به آن بپرسید. 

  • چه مدت با مشتری قبلی کار کرده ‌است؟
  • چه تعداد جلسه برای آشنایی و توافق با هم نیاز است؟
  • آیا مواردی  وجود دارند که از اهمیت زیادی برخوردارند، اما توضیح دادنشان برایتان سخت است؟
  • تصور می‌کنید توانسته‌اید برتری ایجاد کنید؟
  • آیا موضوعاتی هستند که تمایل داشته‌اید می‌توانید در مورد آنها با مربی خود تعامل بهتری داشته باشید؟
  • آیا موضوعی هست که نتوانسته باشید از مربیگری به دست بیاورید و تصور می‌کنید باید از مربی دیگری استفاده می‌کردید؟
  • اگر به زمانی که با مربی گذراندهاید، بازگردید آن را موفقیت‌آمیز می‌دانید؟

چگونه برای ملاقات با مربی که استخدام کردهام آمادهشوم؟

  • شفاف باشید
  • هدفگذاری کنید
  • فقط شنونده نباشید، فعالانه گوش‌دهید و در صحبت شرکت‌کنید
  • جلسه مربیگری شما چند ساعت بیشتر نیست اما نباید  فقط به آن مدت زمانی ختم شود و باید با جریان کاری‌تان پیوند داشته باشد

شش  ماه است که با مربی کار میکنم اما نمیدانم دقیقا چیزی تغییر کردهباشد

از کجا می‌توانید متوجه ‌شوید آیا مربیگری به کمک شما آمده ‌است و چگونه می‌توانید نتایج‌تان را بررسی‌کنید؟

  • بازخورد ۳۶۰ درجه را انجام دهید تا متوجه شوید آیا استفاده از مربی تغییری در روند کاری‌تان ایجاد کرده‌ است؟
  • آیا توانسته‌اید نیروهای‌تان را نگه‌دارید؟
  • آیا بازخوردهای مثبتی می‌گیرید؟
  • آیا به تعدادی از اهدافتان رسیده‌اید؟

چگونه همکاریام را با مربی که کار میکنم قطع کنم؟

اگر حس می‌کنید مربی‌تان شما را درک نمی‌کند و برتری برای‌تان ایجاد نکرده ‌است، شاید مورد مناسبی برای‌تان نباشد. جلسه‌ای ترتیب‌ دهید و بازخوردهایی شفاف و روشنی به مربی خود بدهید. بطور واضح توضیح دهید دنبال چه چیزهایی بوده‌اید که کسب نکرده‌اید و جواب بخواهید.

زمان مناسب برای استفاده از مربی چه زمانی است؟

برای بعضی زمان استفاده از مربی، ابتدای شروع کار جدیدشان است. این موضوع بستگی به محیط کاری‌تان دارد. اینکه بقیه همکارانتان از مربی استفاده ‌می‌کنند. اگر در سمت جدیدی هستید که در مورد استفاده از مربی کنجکاوید، با بقیه صحبت‌کنید و در مورد زمان و چرایی آن بپرسید. از منابع انسانی سازمان سوال کنید. در مورد اینکه آیا سازمان هزینه آن را می‌پردازد حتما بپرسید.

به یکی از اعضای مهم تیمم پیشنهاد استفاده از مربی دادهام بقیه اعضا نیز درخواست مربی کردهاند

آیا باید برای تمام اعضای تیمم به فکر مربی باشم؟ در شرایط ایدهآل، پاسخ مثبت است. اما احتمالا چنین بودجه‌ای نداشته باشید. به عنوان رهبر گروه شما در قبال پیشرفت کل گروه متعهد هستید. اگر کسی از اعضاء تیم تمایل دارد از مربی کمک ‌بگیرد بهتر است آن ‌را با شما در میان بگذارد تا در موردش با هم صحبت کنید. اما شما موظف نیستید که به سایرین در مورد اینکه چرا تصمیم گرفته‌اید برای یکی از اعضاء مربی بگیرید توضیح دهید. 

چه مدت زمان باید با مربی کار کنم؟

تعدادی از مالکان استارت‌آپ‌ها بیش از ۱۰ سال با مربی کارکرده‌اند، در عوض بعضی دیگر فقط چند ماه از مربی استفاده کرده‌اند. این تصمیم دقیقا به شما و اهدافتان بستگی دارد. این مسئله نیازمند زمان و بودجه زیادی است و به میزان تعهد شما به موفقیت‌تان و سرمایه‌گذاری که روی خودتان می‌کنید بستگی دارد. می‌توانید به دیدخود مراقبتیبه این کار نگاه کنید. بعضی افراد زمانیکه به نظم‌دهی امورشان نیاز دارند مربی استخدام می‌کنند، بعضی دیگر وقتی در مورد خاصی به کمک نیاز دارند و گروهی دیگر وقتی به شریکی ذی‌حساب نیازمندند دست به چنین اقدامی می‌زنند. قطع همکاری با مربی در مقطع زمانی کوتاهی اتفاقی است که به وفور رخ می‌دهد. 

مربیگری مانند سفری شخصی است و یافتن مربی مناسب در زمان مناسب بیشتر هنر است تا علم. از اینکه در مورد مربی از همکاران مورد اعتمادتان سوال بپرسید و با مربیان مختلفی صحبت کنید، تا شخص مورد نظرتان را پیدا کنید، واهمه نداشته باشید. همانطور که می‌دانید انواع مختلفی مربی با سبک‌هایی متفاوت وجود دارند و پیدا کردن فرد مناسب، کاری نیست که بتوانید آن را در عرض یک روز به سرانجام رسانید.

معارفه سازمانی کارمندان جدید در استارتاپ‌ها

برای برخی افراد، ورود به یک شغل جدید همانند این است که برای اولین بار از هواپیما به کشوری خارجی پا بگذارند بی‌آنکه نقشه‌ای از آنجا داشته باشند، کسی به استقبالت بیاید و یا کلامی از زبان مردم آنجا بلد باشند. به نظرتان قرار گرفتن در چنین موقعیتی وحشتناک نیست؟

اگر شما نیز در اولین روز کاری خود با چنین موقعیتی مواجه شده‌اید، به‌یقین می‌توان گفت شرکتی که در آن استخدام شده‌اید، هیچ‌گونه برنامه‌ای برای “معارفه سازمانی”تان نداشته است. اکثر استارتاپ‌ها آن‌قدر درگیر توسعه کار و تولید محصول خود هستند که وقتی کارمندان جدیدشان برای اولین بار پا به آنجا می‌گذارند، کاملاً گیج و سراسیمه می‌شوند. بارها از افراد تازه استخدام شده، داستان‌هایی در این باب که پس از ورود به محل کار جدیدشان، صندلی، میز کار و یا رایانه‌شان هنوز آماده نبوده، مدیر استخدام به سر کار نیامده و یا تاریخ شروع به کار آن‌ها کلاً به‌هم‌ریخته بوده است، شنیده‌ایم.

در این راهنمای معارفه سازمانی قصد داریم ابزارهای ساده‌ای را در اختیارتان بگذاریم تا به کمک آن‌ها بتوانید کارمندان جدیدتان را روز اولی که سرکار می‌آیند و تا زمانی که در استخدام شما هستند، به‌خوبی از سردرگمی نجات دهید. معارفه سازمانی امری مقطعی نیست. بلکه این امر تمام مراحل جذب، آموزش، افزایش توانایی و تصحیح رفتار او تا این‌که به سطحی از دانش برسد که برای کلیت آن شرکت مفید باشد را شامل می‌شود.

معارفه سازمانی (Onboarding) یعنی چه؟

“معارفه سازمانی” به فرآیندی گفته می‌شود که طی آن، کارمندان تازه استخدام شده برای آنکه به فردی مفید در ساختار شرکت بدل شوند، دانش، مهارت و رفتارهای لازم برای رسیدن به این مهم را کسب می‌کنند.

چرا تمام شرکت‌ها باید برای کارمندان تازه‌وارد خود برنامه معارفه سازمانی داشته باشند؟

  • “معارفه سازمانی” مهم است. بر اساس تحقیقاتی که گروه Aberdeen در سال ۲۰۱۳ در زمینه “معارفه سازمانی” به انجام رساند مشخص گردید که ۸۶ درصد پاسخ‌دهندگان معتقدند افراد تازه استخدام شده، طی ۶ ماه اول استخدامشان تصمیم می‌گیرند که آیا برای بلندمدت در استخدام آن شرکت بمانند یا اینکه خیر آنجا را ترک کنند.
  • کارمندان تازه استخدام شده برای آشنا شدن با زیروبم شرکت (این‌که چگونه با سایر عوامل شرکت ارتباط برقرار کنند، با روال و سیاست‌های آن آشنا شوند و غیره) نیاز به راهنمایی دارند. اگر کارمندی با این نیازهای اولیه آشنا نباشد، انجام کار برایش سخت خواهد شد.
  • هر کارمند، باید جایگاه خود را در توسعه کلان آن شرکت بداند و بفهمد که چگونه می‌تواند برای شرکتی که در آن کار می‌کند مفید باشد. اگر “معارفه سازمانی” به‌درستی به اجرا گذاشته شود، کارمندان تازه‌وارد به‌خوبی خواهند توانست وظایفشان را در توسعه شرکت در ذهن مجسم کنند.
  • تمام شرکت‌ها باید کاری کنند که کارمندان تازه‌واردشان احساس یکرنگی کنند. این امر حس تعلق آن‌ها به شرکت را تقویت نموده و باعث تقویت همکاری‌شان با سایرین می‌گردد. تحقیقات نشان می‌دهد کارمندانی که حس تعلق و پذیرش دوستانه در یک شرکت می‌کنند، بهره‌وری بالاتری دارند.
  • حسی که در برخورد اول به یک کارمند تازه استخدام شده منتقل می‌شود قابل اصلاح نیست و شما نمی‌توانید بعداً آن را تغییر دهید. اگر اولین روزی که کارمند جدید پا به شرکت می‌گذارد مشاهده کند مدیر استخدام در دفترش نیست و رایانه‌اش هنوز آماده نشده، چه‌بسا کلاً به سطح فرهنگ اعضای شرکت و این‌که چه بلایی ممکن است در آنجا بر سرش بیاید شک کند. اگر خود شما در چنین شرایطی قرار بگیرید در مورد تجربه اولین روز کاریتان به دیگران چه خواهید گفت؟ آیا به آن شرکت، مشتری معرفی می‌کنید؟ آیا برایشان مدیر اجرایی پیدا خواهید کرد؟

وظیفه معارفه سازمانی با کیست؟

بسته به این‌که شرکت در چه مرحله‌ای از رشد قرار دارد و آیا دارای واحد استخدام یا بخشی اختصاصی برای تأمین منابع انسانی می‌باشد یا خیر؟ پاسخ به این سؤال فرق می‌کند.

مرحله بذر: برای شرکت‌هایی که هنوز در مراحل آغازین هستند، مؤسس یا مدیرعامل شرکت بهترین کسی است که می‌تواند روند معارفه سازمانی را هدایت کند. این فرد، همان کسی است که کارمند جدید را برای کار در شرکت استخدام کرده است.

مرحله A/B/C: پس‌ازآنکه شرکت اقدام به استخدام مدیر منابع انسانی و یا واحد استخدام کرد، یکی از این دو نفر بهترین کسانی هستند که می‌توانند وظایف مربوط به معارفه سازمانی را بر عهده بگیرند.

مرحله پایانی: شرکت‌هایی که جای پایشان محکم شده و تعداد کارمندانشان به صدها نفر رسیده است می‌توانند یک “متخصص معارفه سازمانی” استخدام کنند. این شخص از نزدیک با واحد استخدام و گروه منابع انسانی به همکاری پرداخته و معارفه سازمانی را به‌صورت یکپارچه به اجرا در خواهد آورد.

بهترین نحوه اجرای معارفه سازمانی

زمان شروع

افرادی که تازه استخدام شده‌اند ضرورتی ندارد که دقیقاً رأس ساعت ۹ فردای روز تعطیل برای معارفه سازمانی به سر کار بیایند. در واقع این کار اصلاً ایده مناسبی نیست چرا که بعضاً می‌بینیم رئیس‌شان که قرار است با آن‌ها ملاقات و احوالپرسی کند، هنوز خودش به سر کار نیامده است! برخی شرکت‌ها به کارمندان جدید می‌گویند سه‌شنبه یا جمعه حدود ساعت ۱۰: ۳۰ دقیقه صبح به سر کار بیایند. افرادی که تازه استخدام شده‌اند بیشترین زمان از وقت خود را روزانه صرف انجام تشریفات اداری و آشنایی با همکاران می‌کنند، پس چه‌بهتر که این امر در روزی انجام شود که افراد، آرامش بیشتری دارند و برای این امر آماده‌تر هستند.

برای معارفه سازمانی باید وضعیت کارمندان قدیمی‌تر را نیز در نظر گرفت. همیشه این حقیقت را به خاطر داشته باشید که زمان‌های خاصی در روز یا هفته وجود دارند که کارمندان فعلی نمی‌توانند به طرز شایسته‌ای از کارمندان جدید استقبال کنند.

مطمئن شوید به‌محض ورود کارمند جدید، کسی (چه مسئول استخدام و چه مدیر منابع انسانی) به استقبال او می‌رود. سپس می‌توانید او را به اتاق کارش (مطمئن شوید صندلی و میز رایانه او آماده است) و یا جلسه معارفه ببرید.

معرفی چیدمان فیزیکی

دستورالعمل‌های استفاده از رایانه و پست الکترونیک و همچنین اطلاعات لازم برای برقراری ارتباط با خدمات IT باید از قبل آماده شده باشند.

برای کارمند جدید باید یک رایانه از قبل آماده و محیا شده باشد و در غیر این صورت، ضروری است که توضیحات لازم درباره نحوه آماده‌سازی و راه‌اندازی رایانه موردنیازش را به او داده باشید. برخی کارمندان جدید از شرکت‌های بزرگی آمده‌اند که تجربه زیادی در مورد نحوه راه‌اندازی رایانه‌های خودشان ندارند. برخی نامزدهای اجرایی (VP+) طی فرآیند معارفه سازمانی چه‌بسا به کلنجار رفتن بیشتری نیاز داشته باشند. فردی که قرار است به این افراد کمک کند باید صبور باشد و تمام توجه خود را بر رفع نیازهای وی متمرکز نماید.

فراموش نکنید که تمام نکاتی که باید بیان شود و دستورالعمل‌های موردنیاز، برای دسترسی به موارد زیر را از قبل آماده کرده باشید:

  • دسترسی به ساختمان و دفتر
  • تلفن‌های رومیزی یا همراه
  • بازپرداخت هزینه‌ها
  • کارت اعتباری شرکتی (اگر چنین کارتی وجود دارد)
  • سفارش کارت ویزیت

بهترین اقدام نیز عبارت است از:

  • دادن بسته هدیه شرکت به کارمندانش
  • ارائه فهرست مکان‌های محلی ناهارخوری و صرف قهوه

در معرفی دسترسی‌های داخل خود شرکت نیز باید موارد زیر گنجانده شود:

  • سرویس بهداشتی
  • اتاق‌های استراحت/ناهار
  • آشپزخانه (که این شامل تمام مکان‌هایی که می‌توان از آنجا تنقلات تهیه کرد می‌شود)
  • نزدیک‌ترین مکان تهیه قهوه/چای در خارج از محل کار
  • مکان‌های ناهارخوری محلی
  • اتاق خدمات
  • بهداری و اورژانس
  • دستگاه فتوکپی، نمابر و اسکنر (و نحوه استفاده از آن‌ها)
  • اتاق نامه
  • خروجی اضطراری و نحوه خروج از آن

سیستم مشاوره/همدلی

چه‌بسا شرکت شما در بدو تأسیس، برنامه‌ای برای مشاوره رسمی نداشته باشد. لذا بهتر است کارمندان تازه‌وارد را با فردی که رئیس مستقیم او نیست و وی می‌تواند بدون دغدغه، سؤالات عمومی خود (اعم از مکان‌های مختلف شرکت، فرهنگ اعضا و …) را از او بپرسد، مرتبط کنید. مؤسس یا مدیر بخش استخدام باید در همان هفته اول، یک قرار ملاقات برای ناهار یا صرف قهوه بین کارمند جدید و این شخص بگذارد و سپس این دو می‌توانند در مورد هماهنگی برای برقراری جلسات آینده با هم تصمیم بگیرند. در ملاقات اول معمولاً پاسخگویی به سؤالاتی در مورد سازمان و گروه کارمندان، اتفاقات غیرمنتظره، نگرانی‌ها یا منابع موردنیاز، مفید خواهد بود. اگر قرار ملاقات قهوه با مؤسس شرکت گذاشته شده باشد، بهترین زمان برای طرح استراتژی شرکت، روند تولید یا سرمایه‌گذاری محسوب می‌شود. اگر قرار ملاقات با مسئول استخدام گذاشته شده باشد می‌توان گفتگو را بر مشکلات خاص گروه متمرکز نمود.

پشتیبانی مداوم

معارفه سازمانی این‌گونه نیست که روز اول ورود کارمند جدید آغاز، و با پایان هفته به آخر برسد. درواقع این امر از همان بدو درخواست استخدام آغاز می‌شود. برخی شرکت‌ها برای فرد (و یا برای خانواده‌اش که نشان دهند افراد مرتبط با آن فرد هم برایشان مهم هستند) هدیه می‌فرستند. ایده دیگر، ارسال یک کارت‌پستال برای او است که تمام اعضای گروه، پشت آن را امضا کرده و برایش از میزان هیجانشان بابت پیوستن این فرد به گروه خود نوشته باشند.

برخی شرکت‌ها روز اول ورود کارمند جدید، به او هدیه خوشامدگویی (مثل کارت خرید قهوه رایگان از یک فروشگاه محلی، گل و یا یک یادداشت) می‌دهند. اگر فرد مذکور از مکان دوردستی قرار است به آنجا نقل‌مکان کند، دادن فهرستی از کارهایی که در محل جدید می‌تواند انجام دهد و مکان‌های جالب آنجا می‌تواند اقدام پسندیده‌ای باشد. همین کارهای به‌ظاهر کوچک، تأثیرات مثبت فراوانی خواهد گذاشت. به همین نسبت نیز اگر روز اول ملاقات به بدی سپری شود (رایانه آماده نباشد، وسط ملاقات تلفن مدیر استخدام زنگ بزند و ..) می‌تواند تأثیراتی منفی را در پی داشته باشد.

ابزارهایی برای معارفه سازمانی

ابزارهای خودکاری برای تسهیل این فرآیند ارائه شده‌اند که می‌توانند به گروه تأمین منابع انسانی کمک کرده و کارمندان جدید را در جهت این‌که بتوانند خودشان به خودشان خدمات بدهند، یاری دهند. این روند می‌تواند از همان بدو تأیید استخدام فرد آغاز شود.

چه زمانی لازم است از ابزارهای خودکار استفاده کنیم؟ مگر نمی‌توان تمام کارها را در یک صفحه‌گسترده ثبت و ردگیری کرد؟

البته شما می‌توانید این کار را برای ۲۰ تا ۵۰ کارمند اولتان به انجام برسانید، ولی به‌زودی این موضوع به کابوسی اداری بدل خواهد شد. آن‌قدر گام‌های مختلفی برای بخش‌های مختلف اداری در نظر گرفته شده است که عاقلانه این است که قبل از رسیدن تعداد کارمندانتان به ۵۰ نفر، فکری برای انتخاب ابزار موردنظر معارفه سازمانی خود کنید. همیشه بهتر است قبل از آنکه کار به‌جاهای باریک بکشد و واحد منابع انسانی شما تحت‌فشار قرار گیرد، ابزار معارفه سازمانی خود را انتخاب کنید.

هنوز چندان سرپا نیستیم و نمی‌توانیم بر روی یک ابزار معارفه سازمانی سرمایه‌گذاری کنیم

اگر شرکتتان نوپا است و هنوز نمی‌توانید بر روی یک ابزار معارفه سازمانی سرمایه‌گذاری کنید، همچنان امکان سازمان‌دهی برایتان فراهم است. اگر امکان استفاده از ابزار را ندارید، می‌توانید از یک فهرست ساده نیازها بهره بگیرید. لینکدین اقدام به تهیه یک بسته “Onboarding in a Box” کرده است که فهرست قابل دانلودی از جزئیات دقیق موردنیازتان را در اختیارتان می‌گذارد.

چه ابزارهایی را پیشنهاد می‌دهید؟

ما نسخه‌های آزمایشی متعددی از چندین ابزار معارفه سازمانی را مورد آزمایش قرار دادیم و می‌توانیم برخی از آن‌ها را پیشنهاد دهیم. برخی از آن‌ها (Sapling و Donut) نرم‌افزارهایی هستند که به‌تنهایی قادر به ارائه خدمات معارفه سازمانی هستند و برخی دیگر (Gusto، Greenhouse و BambooHR)، در زمره “سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی” (HRIS) محسوب می‌شوند و معارفه سازمانی، صرفاً یکی از قابلیت‌هایی است که در آن‌ها پیش‌بینی شده است. این ابزارها عبارت‌اند از:

۱. Gusto (http://www.gusto.com) پلتفرم یکپارچه منابع انسانی، حقوق و دستمزد و بیمه سلامت برای SMB ها است.

مزایا:

  • ارسال ایمیل خوشامدگویی به کارمندان جدید و اجرای معارفه سازمانی توسط خود کارمند
  • تجربه مشتری عالی. کار با آن آن‌قدر آسان است که به‌ندرت نیاز به تماس با بخش خدماتش پیدا می‌کنید.
  • تمام کارها به‌صورت الکترونیک به انجام می‌رسند
  • رابط کاربر آن آن‌قدر خوب و تمیز طراحی شده است که به‌ندرت ممکن است اشتباه کنید
  • انطباق کامل با فرم‌های خودکار I-9 و W-4 و اطلاعات سپرده مستقیم

معایب:

  • اگر بخواهید رسید پرداخت بگیرید، باید حتماً آن را چاپ کاغذی کنید.
  • نسخه نرم‌افزاری مخصوص تلفن همراه ندارد

قیمت: ۳۹ دلار در ماه برای هر شرکت و ۶ دلار در ماه به ازای هر کارمند هزینه در بر دارد

۲. BambooHR (http://www.bamboohr.com) از طریق ارائه مشخصات کارمندان، ثبت درخواست‌های مرخصی و مرخصی‌هایی که با آن‌ها موافقت شده است، ردگیری درخواست جویندگان کار و کسانی که شرکت نیاز به استخدام آن‌ها دارد و همچنین ارائه گزارش کار، باعث تسهیل وظایف مدیران و کارمندان شرکت می‌شود. این نرم‌افزار یک سیستم جامع HRIS محسوب می‌شود که در Greenhouse، Workable و Lever ادغام شده است.

مزایا:

  • کار با ماژول ATS Onboarding آن آسان است
  • برخورداری از روند کار بصری
  • خدمات مشتری عالی
  • رابط کاربر خوب
  • گزارش‌گیری آسان

معایب:

  • ماژول مدیریت عملکرد ندارد (برای این قابلیت‌ها باید به شرکت‌هایی جانبی که با آن کار می‌کنند مراجعه کنید)
  • با تمام سیستم‌های حقوق و دستمزد همگام‌سازی نمی‌شود (Paychex)

قیمت: در آدرس https://www.bamboohr.com/pricing ببینید

۳. Greenhouse (https://www.greenhouse.io/onboarding) یک سیستم ردگیری تقاضا (ATS) دوطرفه (end-to-end) است که برای ایجاد فرآیند استخدام ارزان و پربازده طراحی شده است.

مزایا:

  • تجربه‌ای شخصی‌سازی شده، یکپارچه و به‌روز، از پیش معارفه سازمانی را در اختیار کارمندان جدید می‌گذارد.
  • با ایجاد فهرست وظایف، امکان سازمان‌دهی معارفه یا وداع سازمانی کارمندان را در اختیار می‌گذارد (فهرست‌ها به شما امکان می‌دهند وظایف و موعد مقرر را تعیین نموده و تمام افراد دخیل در این فرایند را مطلع نمایید تا چیزی از قلم نیفتد).
  • داده‌های مربوط به استخدام‌های جدید را مستقیماً از خود کارمندان جدید، مدیر استخدام، بخش منابع انسانی و بخش IT دریافت می‌کند.
  • از تاریخچه استخدام گرفته تا تجهیزات موردنیاز هر کارمند را ردگیری می‌کند

معایب:

  • Greenhouse پلتفرمی برای جذب نیرو است و معارفه سازمانی یکی از قابلیت‌های آن است. شما نمی‌توانید صرفاً قابلیت معارفه سازمانی آن را خریداری نمایید. Greenhouse بیشتر به درد شرکت‌هایی می‌خورد که به یک سیستم ATS کامل نیاز دارند.

قیمت: در آدرس https://www.greenhouse.io/pricing-and-services ببینید

۴. HonoHR (https://www.honohr.com) پلتفرمی است که گردشکار کل دوره کاری کارمندان را خودکارسازی می‌کند. وظایفی که به انجام می‌رساند عبارت‌اند از: معارفه سازمانی، قطع همکاری با سازمان و هر آنچه مابین این دو مرحله ممکن است رخ دهد. این ابزار به اعضای گروه کمک می‌کند تا با خودکارسازی ارسال پست الکترونیک، تعیین تکالیف، انجام نظرسنجی‌ها، امضای فرم‌ها و ذخیره‌سازی آن‌ها، صرفاً بر روی نیازهای کارمند متمرکز شوند.

مزایا:

  • در مقایسه با بقیه رقبای خود از قابلیت شخصی‌سازی بسیار بیشتری برخوردار است

معایب:

  • در Gusto ادغام نشده است

قیمت: ماهانه ۵ دلار به ازای هر کارمند

۵. Sapling (https://www.trysapling.com) هنگام معارفه سازمانی کارمندان جدید، ثبات، قابلیت مشاهده و داده‌ها را در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد

مزایا:

  • برای کمک به ارتباط سریع کارمندان، بر معارفه سازمانی کارمندان به‌جای فرمانبری آن‌ها تمرکز نموده است

معایب:

  • فقط در BambooHR ادغام می‌شود ولی در Gusto ادغام نمی‌شود

۶. HeyWelcome (http://www.heywelcome.com)ابزاری برای پیشنهاد‌های مدیریتی و جبران خسارات است و باعث می‌شود تا فرایند بهتری را در انتخاب افرادی که باید استخدام شوند، تجربه کنید

مزایا:

  • با Slack ادغام می‌شود
  • دارای جدول زمان‌بندی خودکار است
  • می‌تواند گروه‌های ۲ تا ۶ نفره را به هم وصل کند

معایب:

  • پلتفرم کاملی برای HRIS و استخدام نیست

قیمت: https://www.donut.ai/#pricing

  • donut ابزاری است که برای استفاده در سیستم HRIS استفاده می‌شود. اعضای گروه که شناخت خوبی از یکدیگر ندارند را برای جلب اعتماد و همکاری در سازمان جفت می‌کند. به کارمندان جدید کمک می‌کند تا همکاران را بهتر بشناسند. در حال حاضر نسخه آن بتا خصوصی است.

جاجیگا

جاجیگا، پلتفرم رزرواسیون آنلاین اقامتگاه‌های خصوصی و مردمی. پلتفرم جاجیگا، بستری‌ست برای ارایه خدمات اقامتی بصورت آنلاین، بدین ترتیب که مالکین، اقامتگاه خود را در سازوکاری مشخص ثبت می‌کنند و پس از تایید برای رزرو اینترنتی عرضه می‌کنند. از دیگر سو گردشگران و ایران‌گردان می‌توانند فضای جذاب اقامتگاه مورد نظر خود را با امکانات جستجوی حرفه ای وب‌سایت جاجیگا یافته و بصورت آنلاین رزرو کنند.

پینکت

پینکت یک پلتفرم برای خرید آنلاین از فروشگاه‌های زنجیره‌ای معتبر است که خدمات نوین و منحصربفردی به کاربران خود ارائه می‌دهد. با پینکت می‌توانید از فروشگاه­‌های زنجیره­‌ای معروف در تهران خرید کرده و در کمتر از دو ساعت خرید خود را درب منزل تحویل بگیرید.
در اپلیکیشن پینکت به هزاران محصول موجود در فروشگاه­ های زنجیره­‌ای دسترسی پیدا می‌کنید. با خرید از سوپرمارکت آنلاین پینکت یک روش جدید برای خرید را تجربه و در وقت و هزینه خود صرفه‌جویی کنید.

اوبار

سامانه ای هوشمند برای ایجاد ارتباط میان صاحبان بار با راننده های کامیون است. با استفاده از سامانه اوبار، می توانید بار خود را از طریق اپلیکیشن یا وب سایت ثبت کنید و پس از مشاهده قیمت و تایید آن، بار خود را به مناسب ترین راننده بسپارید.
این اپلیکیشن قیمت حمل بار را بر اساس الگوریتم های Machine Learning و هوش مصنوعی محاسبه می‌کند و از این طریق سعی دارد قیمت ها را در بازار حمل و نقل ایران شفاف کند.

آچاره

این امکان را به کاربران خود می‌دهد تا هر خدمتی که مورد نیازشان است، اعم از نظافت، قالیشویی و خشکشویی، تعمیرات لوله کشی یا تعویض روغن ماشین، آرایشگاه و غیره را از طریق وب سایت و اپلیکیشن به سهولت و در هر ساعتی از شبانه‌روز سفارش دهند.
نیروهای خدماتی دارای گواهی عدم سوء پیشینه و عدم اعتیاد بوده و از دیگر فیلترهای تأیید صلاحیت آچاره عبور کرده‌اند تا شما بتوانید به آنها اعتماد کنید.

همراه‌مکانیک

پلتفرمی است که خدمات کارشناسی قیمت و همچنین خرید و فروش خودرو ارائه می‌کند. سرویس‌های این پلتفرم در حال حاضر شامل: ابزار آنلاین تعیین قیمت خودرو، صدور گواهی کارشناسی خودرو، قیمت گذاری و خرید و فروش خودرو می‌باشد، که در ۶ شهر بزرگ ارائه می‌گردد.
مهمترین ارزش‌های ارائه شده توسط این پلتفرم، رفع دغدغه ارتباط با دلالان، تسهیل و تسریع فرآیند خرید و فروش خودرو، قیمت‌گذاری علمی و صدور گواهی تضمین سلامت خودرو می‌باشند که این ارزش‌ها هم برای خریدار و هم فروشنده قابل توجه است.