بررسی بهترین نمونه‌های موردی استخدام از راه دور

با شیوع کووید ۱۹ سازمان‌ها مصاحبه‌های خود را از حالت حضوری به ویدیویی تغییر داده‌اند. به جای آنکه به این موضوع به چشم چالش نگاه کنیم، می‌توانیم آن را فرصتی برای بهبود فرآیندها و تمرکز بر آنچه در چنین مصاحبه‌ای اهمیت دارد بگذاریم.

فرآیند استخدام فعالیتی انسانی است که نیاز به ارتباطات زیادی دارد که همچنان این فرآیند طی سالیان متمادی ثابت مانده و تغییر نکرده ‌است. اما استخدام از راه دور نیازمند فرآیندهای منضبط مصاحبه‌ای است که به‌طور قطع به شما و تیم‌تان برای افزایش بازدهی کمک کرده و بر روش‌هایی موثر برای افزایش ارتباطات انسانی تاکید می‌کند. 

هدف ما اطمینان از آن است که ابزاری درست برای ادامه مصاحبه افراد کاندید شده داشته‌ باشید و فرآیندی کارآمد برای آن به‌وجود آورید. در ادامه به تعدادی از بهترین تجربه‌های به‌دست آمده که از طریق تجربه‌های ما حاصل شده به شما معرفی می‌شود تا در آینده از آن استفاده کنید.

از مجموعه اپلیکیشن‌ها و ابزارهای به‌روز استفاده کنید 

استفاده از تکنولوژی را تا جایی که می‌توانید در شرکت‌تان مورد اهمیت قرار دهید. 

قبل از انجام مصاحبه با کاندیدها مطمئن شوید بیشترین اطلاعات را از آنها کسب کرده‌ و همه‌چیز را در مورد آنها می‌دانید.

هرگونه مشکلی که  در فرآیند مصاحبه برای سیستم‌تان رخ دهد، ممکن است شما و سازمان‌تان را بی‌نظم جلوه دهد و باعث اضافه‌کاری مدیران بخش استخدام که به بررسی و ارزیابی کاندیدها می‌پردازند، شود. همچنین می‌تواند باعث شود تا شما به عنوان مصاحبه‌گر اطلاعات کمی از متقاضی کسب کنید.

برای پیشگیری از  بروز چنین اتفاقی، اطمینان حاصل کنید قبل از انجام مصاحبه موارد زیر بررسی شده ‌باشند.

  1. اینترنت مورد استفاده به درستی کار کند
  2. اتاق مصاحبه تمیز و قابل استفاده  باشد و دارای روشنایی مناسبی باشد
  3. مصاحبه‌شونده از ساعت، تاریخ و اپلیکیشن‌های مورد استفاده برای مصاحبه ویدیویی مطلع باشد و قبلاً از آن استفاده کرده باشد.

اپلیکیشن zoom برای انجام مصاحبه شغلی مناسب است و نسخه پولی آن به شما اجازه می‌دهد مدت زمان بیشتری جلسه‌تان ادامه داشته‌ باشد.

اپلیکیشن Everytimezone  مناسب برای هماهنگ کردن  زمان جلسات برای کسانی است که در مکان‌هایی با اختلاف زمانی مختلف هستند.

آنهایی که می‌خواهند از مهندسی مصاحبه کنند، در قسمت تکنیکی مصاحبه به تخته وایت برد و ابزارهای خاصی نیاز دارند که باید پیش از مصاحبه در محل قرار داده ‌شده ‌باشند.

در مورد تیمی که برای مصاحبه انتخاب می‌کنید سخت‌گیر باشید

  1. بهتر است تعداد افراد تیم مصاحبه محدود به سه نفر باشد و هر یک نسبت به زمان متعهد باشند، تجربه نشان داده‌ در مصاحبه این تعداد کافی هستند.
  2. هر یک از افراد تیم بر حیطه تخصصی خود تمرکز کنند و قبل از انجام مصاحبه سوال‌های خود را آماده داشته ‌باشند
  3.  اندک زمانی بعد از انجام مصاحبه تمام بازخوردها به صورت مستند درآیند. نوشتن آنها به مراتب بهتر است زیرا مانع فراموشی می‌شود و در آینده قابل ارجاع خواهد ‌بود.

برقراری ارتباط مناسب و گوش دادن فعال

  • به خاطر داشته باشیم که شما فرصت‌هایتان را به علت ارتباط غیر کلامی از دست می‌دهید، از کلماتی استفاده کنید که به شما کمک کند تا بتوانید ارتباط مناسبی برقرار کنید
  • هنگام استفاده از اپلیکیشن‌هایی مانند Slack، می‌توانید به راحتی از ایموجی‌ها استفاده کنید. آنها برای انتقال بهتر مفاهیم و احساسات کاربرد خوبی دارند.
  • اپلیکیشنی را که برای مصاحبه از آن استفاده می‌کنید به مصاحبه شونده معرفی کنید و پروتکل‌های استفاده از آن را آموزش دهید.
  • گوش ‌دادن فعال در مصاحبه‌های تلفنی و ویدیویی کار سختی است. برای نشان دادن آنکه شما فعالانه گوش می‌دهید موارد زیر توصیه می‌شوند: 
  1.  مصاحبه ویدیویی همیشه بر مصاحبه تلفنی ارجحیت دارد زیرا فرآیند نگاه ‌کردن به دوربین و گوش ‌دادن باعث افزایش حضور و ارتباط طرفین می‌شود.
  2. بعد از پرسیدن هر سوال مدت زمان مناسبی را در اختیار مصاحبه‌شونده قرار دهید  تا افکارش را متمرکز کند و به سوال‌تان پاسخ دهد.

خاتمه مصاحبه

در انتهای مصاحبه مطمئن شوید که مصاحبه‌شونده از مراحل بعدی اطلاع دارد و در مراحل بعدی توقع چه مواردی را داشته ‌باشد.

  •  آیا مصاحبه دیگری از طرف مدیران استخدامی صورت خواهد گرفت؟
  • آیا مصاحبه ویدیویی دیگری خواهد داشت؟
  • به صراحت باید به متقاضی اعلام  گردد که مصاحبه‌های دیگری با تمام متقاضیان انجام خواهد شد و او تنها گزینه مورد بررسی نیست.

چگونه در مصاحبه متفاوت و بهتر عمل کنیم

در این مقطع زمانی که در حال مواجهه با تجارب جدید هستیم، بهتر است از چیزهای ثابت شده استفاده کنیم. بهتر است بر روی کارآمدی فرآیندها به جای تغییرشان تمرکز کنید. موارد زیر به تقویت فرآیندهای مصاحبه کمک خواهند ‌کرد.

  • از انجام مصاحبه تلفنی خودداری کنید و مستقیماً مصاحبه را به صورت ویدیویی برگزار کنید. 
  • از اپلیکیشن‌ها و ابزار ساده و مناسب استفاده کنید. نیازی نیست دورتان را شلوغ کنید.
  • تیم مصاحبه خود را با دقت و هوشیاری انتخاب کنید و اجازه ندهید بیشتر از سه نفر در تیم باشند. 

در آخر خاطر نشان می‌کنیم برگزاری مصاحبه‌های شغلی هم برای مصاحبه‌کننده و مصاحبه‌شونده تجربه‌ایی تازه است که به مرور زمان ضمن مواجهه با موارد بیشتر مهارت هر دو طرف بیشتر خواهد شد. هر مصاحبه شغلی چالشی منحصربه‌فرد است که توانایی‌های طرفین بر کیفیت آن تاثیر شایانی خواهد داشت.

درباره مربیگری اجرایی بیشتر بدانید

اصلاحی هست که چرخ را نباید از اول اختراع کرد! استفاده‌کنندگان امروزی این اصطلاح کسانی هستند که ترجیح می‌دهند از توان و تجربه دیگران استفاده ‌کنند و هزینه آن را بپردازند و از این طریق کارایی‌شان را افزایش دهند. استفاده از مربیان یکی از این روش‌هاست. با توجه به زمینه‌ای که از مربی استفاده می‌کنید انواع مختلف کوچینگ (مربیگری) به وجود آمده‌اند که شامل: کوچینگ زندگی، کوچینگ کسب و کار، کوچینگ عملکرد، کوچینگ توسعه فردی و کوچینگ اجرایی هستند. در این مقاله می‌خواهیم به سوالات و دغدغه‌هایی که هنگام انتخاب و در خلال کار با مربیان اجرایی به‌وجود می‌آیند بپردازیم.

مربی دقیقا چکار میکند؟ چگونه مربی مناسبی پیدا کنم؟ چه زمانی بهترین زمان استفاده از مربی است؟

بسیاری از بنیانگذاران استارت‌آپ‌ها به مربیان اجرایی یا بیزینسی تبدیل شده‌اند که در ساختن و توسعه شرکت‌ها کمک ‌کنند. مربی خوب به اصطلاح یک “بهبود‌دهنده عملکرد” است که به مدیر عامل یا موسس شرکت کمک‌ می‌کند.

مربی استارتآپ دقیقا چه کارهایی انجام میدهد؟

نقش اصلی مربی کمک به مواردی چون ارتقاء روابط با مشتری‌ها، مدیریت عملکرد پیشرفت سازمان است که در خلال  جلسات روزانه  شامل موارد ذیل می‌شود:

  • مدیریت روابط و سبک‌های کاری
  • مدیریت استرس و متعادل کردن آن در کار و زندگی
  • اولویت‌سنجی و مدیریت انتظارات
  • مواجهه با ترس‌ها و سندرم ایمپاستر

در گذشته استفاده از مربیان مختص مواقعی بود که تیم اجرایی نشانه‌های بدی از عملکرد می‌گرفتند اما ‌اکنون اینطور نیست. بعضی از اعضاء تیم اجرایی با  استفاده از منتورینگ (مربیگری) استخدام می‌شوند که قسمتی از مرحله‌ی پذیرش سازمانی است.

مربیان استارتآپها چه کارهایی انجام نمیدهند؟

مربی بیزنسی برایتان تصمیم نمی‌گیرد. در واقع این فرد را استخدام نمی‌کنید که به شما بگوید چه کارهایی انجام دهید، او را برای تشخیص نقاط قوت و نشان‌دادن نقاط ضعفتان استخدام می‌کنید.

می‌توانید با این شخص در مورد موضوعات مختلف و نحوه مدیریت آنها صحبت کنید اما او برای حل مشکلات شما اینجا  نیست. به عبارتی ساده مربی برای خالی کردن خشم و ناامیدی و شکایت‌های شما نیست. 

توقع نداشته ‌باشید بعد از استفاده از مربی مشکلات‌تان نابود شوند

تفاوت اصلی مربی بیزینسی با مربی زندگی چیست؟

مربی اجرایی بر پیش‌برد بیزینس‌تان تمرکز می‌کند در حالی که مربی زندگی بر برنامه‌های شخصی مشتری‌اش تمرکز می‌کند. مربی اجرایی شما را به صورت شخصی مورد بررسی قرار خواهد داد و نکاتی در مورد شخصیت شما خواهد یافت که بر نحوه تعامل بیزنسی شما تاثیرگذار باشد. به‌طور کلی این مربی به مشکلات شخصی شما وارد نمی‌شود. اگر اتفاقات مهمی‌ در زندگی خصوصی‌تان رخ می‌دهند که بر کار شما تاثیرگذارند، حتما باید مورد بررسی قرار گیرند. استفاده از یک مربی مقطعی در این زمینه می‌تواند کمک‌ حال باشد.

نقش مربی و مشاور چیست؟ 

وقتی مربی سرگرم دست و پنجه نرم‌کردن با مشکلات بنیادین است، نقش مربی این است که به کسب آگاهی شما کمک کند. مشاور می‌تواند به تیم اجرایی در حل مشکلات خاص کمک کند. اگر مشکلی در فرآیند فروش دارید استخدام فروشنده‌ای که سابقه اجرایی در صنعت مشابه شما را دارد، می‌تواند راه حل خوبی باشد.

 یکی از اعضاء هیئت مدیره به من گفته است باید از مربی استفاده کنم. آیا این بدین معنی است که من از عهده وظایف به درستی برنیامدهام؟

خیر، این بدان معناست که (هیئت مدیره، سرمایهگذار یا مدیر عامل) می‌خواهند روی شخص شما سرمایه‌گذاری کنند. از سوال پرسیدن نترسید. آیا بقیه افراد هم‌سطح من نیز از مربی استفاده می‌کنند؟ آیا مربی مشخصی را سازمان معرفی می‌کند؟ پیشنهاد استفاده از مربی علامت آن است که سازمان می‌خواهد بر روی پیشرفت شما سرمایه‌گذاری کند و این علامت مثبتی است. از این پیشنهاد استقبال کنید و سوالهای‌ خود را بپرسید.

پیدا کردن کوچ 

این مرحله به نظر سخت و طاقت‌فرسا می‌آید، اما نباید اینطور باشد. توجه داشته باشید که همانند فرآیند استخدام یکی از اعضاء تیم با آن برخورد کنید. کسی را پیدا کنید که بیشترین همخوانی را با شما داشته ‌باشد تا بهترین نتیجه حاصل شود. اگر در سازمان شما همکاران‌تان مربی دارند از آنها کمک بگیرید. با مدیرعامل و سرمایه‌گذاران و هرکسی که به آن اعتماد دارید صحبت کنید.

به موارد زیر توجه کنید:

  • انگیزه اصلی‌ برای کار کردن با مربی چیست؟
  • چگونه مربی مورد نظرشان را یافته‌اند ؟
  • چه مدت با مربی کار کرده‌اند؟
  • بعد از توقف کار با او آیا دوباره با او کار کرده‌اند؟
  • با شخص دیگری کار کردند؟ چرا؟
  • اگر مربی را اخراج کردند، تحت چه فرآیندی این کار را انجام داده‌اند؟
  •  چه دلایلی که باعث شده ‌است مربی خوبی انتخاب نکنند؟
  • اگر معتقدند باید کار دیگری انجام می‌دادند، چه کاری بوده؟

زنگ خطرهایی که باید به آنها آگاه باشید

 بعد از مشاوره تلفنی با مربی باید حس شهودتان به کار بیفتد. در ادامه به زنگ خطرهای انتخاب مربی نامناسب توجه‌کنید: 

  • هنگام مکالمه حواسش پرت‌ شده و حس‌کرده‌اید ۱۰۰ درصد حواسش با شما نبوده؟
  • تجربه کار در زمینه‌ی مرتبط با سازمان را ندارد. اگر نمی‌تواند با محیط سازمان شما ارتباط برقرار کند شاید انتخاب خوبی نباشد.
  • متوجه شده‌اید در مورد توانایی‌های خود اغراق‌آمیز صحبت می‌کند؟ مثل اینکه بگوید: “من ۱۰۰ درصد نرخ موفقیت در کمک به تیم اجرایی یا رساندن به اهدافشان دارم.”
  • نمی‌تواند به منابع معتبر و به‌روز ارجاع دهد
  • رگه‌هایی از منیّت در مربیگری او می‌بینید. مربی‌تان به دلایل ناموجهی تمایل به کارکردن با شما دارد.
  • تمایل به تعهد بلند مدت (۶ ماهه) دارد و درخواست پیش‌پرداخت دستمزدش را دارد. شما و مربیتان نیاز به تعهدی بلند مدت ندارید چون امکان ‌دارد شما تصمیم بگیرید بعد از یک یا دو ماه قراردادتان را لغو کنید. مربی‌های حرفه‌ای با فسخ قرارداد در عرض چند هفته ابتدایی مشکلی ندارند چون می‌دانند به هر دلیلی ممکن است طرفین نتوانند با هم ارتباط موثری برقرار کنند.

 لیست ۲۰ نفرهای از مربیها دارم با چند نفرشان باید صحبت کنم؟

اگر از منابع مطمئنی برای معرفی مربی استفاده می‌کنید، نیازی به مصاحبه با بیش از ۳-۴ نفر نیست. به احتمال قوی همه آنها انتخاب‌های خوبی هستند. اما فوت کوزه‌گری آن است که کسی را انتخاب کنید که خوشتان آمده‌ باشد. در نظر داشته ‌باشید که کسی را می‌خواهید که پرورش‌تان دهد یا مستقیما کارهایی را به ما دیکته کند؟ دنبال چه سبک شخصیتی برای همراهی می‌گردید؟ اگر در این زمینه نظری ‌ندارید با اشخاص گوناگون صحبت‌کنید، از آنها در مورد سبک و شخصیت مربیان بپرسید. مخصوصا اگر هنوز در مورد نوع مربی‌تان اطمینان ندارید، این روش بسیار به شما کمک خواهد کرد.

چک کردن سوابق کاری

بعد از مصاحبه با چند مربی، احتمالا یکی را انتخاب خواهید کرد. مرحله بعد چک‌کردن سوابق است. حداقل با سه نفر از مشتریان قبلی مربی که انتخاب کرده‌ا‌ید صحبت کنید. بهتر است پیش از برقراری تماس، سوال‌های دقیقی انتخاب کرده‌ باشید. اگر دغدغه مشخصی دارید حتما راجع به آن بپرسید. 

  • چه مدت با مشتری قبلی کار کرده ‌است؟
  • چه تعداد جلسه برای آشنایی و توافق با هم نیاز است؟
  • آیا مواردی  وجود دارند که از اهمیت زیادی برخوردارند، اما توضیح دادنشان برایتان سخت است؟
  • تصور می‌کنید توانسته‌اید برتری ایجاد کنید؟
  • آیا موضوعاتی هستند که تمایل داشته‌اید می‌توانید در مورد آنها با مربی خود تعامل بهتری داشته باشید؟
  • آیا موضوعی هست که نتوانسته باشید از مربیگری به دست بیاورید و تصور می‌کنید باید از مربی دیگری استفاده می‌کردید؟
  • اگر به زمانی که با مربی گذراندهاید، بازگردید آن را موفقیت‌آمیز می‌دانید؟

چگونه برای ملاقات با مربی که استخدام کردهام آمادهشوم؟

  • شفاف باشید
  • هدفگذاری کنید
  • فقط شنونده نباشید، فعالانه گوش‌دهید و در صحبت شرکت‌کنید
  • جلسه مربیگری شما چند ساعت بیشتر نیست اما نباید  فقط به آن مدت زمانی ختم شود و باید با جریان کاری‌تان پیوند داشته باشد

شش  ماه است که با مربی کار میکنم اما نمیدانم دقیقا چیزی تغییر کردهباشد

از کجا می‌توانید متوجه ‌شوید آیا مربیگری به کمک شما آمده ‌است و چگونه می‌توانید نتایج‌تان را بررسی‌کنید؟

  • بازخورد ۳۶۰ درجه را انجام دهید تا متوجه شوید آیا استفاده از مربی تغییری در روند کاری‌تان ایجاد کرده‌ است؟
  • آیا توانسته‌اید نیروهای‌تان را نگه‌دارید؟
  • آیا بازخوردهای مثبتی می‌گیرید؟
  • آیا به تعدادی از اهدافتان رسیده‌اید؟

چگونه همکاریام را با مربی که کار میکنم قطع کنم؟

اگر حس می‌کنید مربی‌تان شما را درک نمی‌کند و برتری برای‌تان ایجاد نکرده ‌است، شاید مورد مناسبی برای‌تان نباشد. جلسه‌ای ترتیب‌ دهید و بازخوردهایی شفاف و روشنی به مربی خود بدهید. بطور واضح توضیح دهید دنبال چه چیزهایی بوده‌اید که کسب نکرده‌اید و جواب بخواهید.

زمان مناسب برای استفاده از مربی چه زمانی است؟

برای بعضی زمان استفاده از مربی، ابتدای شروع کار جدیدشان است. این موضوع بستگی به محیط کاری‌تان دارد. اینکه بقیه همکارانتان از مربی استفاده ‌می‌کنند. اگر در سمت جدیدی هستید که در مورد استفاده از مربی کنجکاوید، با بقیه صحبت‌کنید و در مورد زمان و چرایی آن بپرسید. از منابع انسانی سازمان سوال کنید. در مورد اینکه آیا سازمان هزینه آن را می‌پردازد حتما بپرسید.

به یکی از اعضای مهم تیمم پیشنهاد استفاده از مربی دادهام بقیه اعضا نیز درخواست مربی کردهاند

آیا باید برای تمام اعضای تیمم به فکر مربی باشم؟ در شرایط ایدهآل، پاسخ مثبت است. اما احتمالا چنین بودجه‌ای نداشته باشید. به عنوان رهبر گروه شما در قبال پیشرفت کل گروه متعهد هستید. اگر کسی از اعضاء تیم تمایل دارد از مربی کمک ‌بگیرد بهتر است آن ‌را با شما در میان بگذارد تا در موردش با هم صحبت کنید. اما شما موظف نیستید که به سایرین در مورد اینکه چرا تصمیم گرفته‌اید برای یکی از اعضاء مربی بگیرید توضیح دهید. 

چه مدت زمان باید با مربی کار کنم؟

تعدادی از مالکان استارت‌آپ‌ها بیش از ۱۰ سال با مربی کارکرده‌اند، در عوض بعضی دیگر فقط چند ماه از مربی استفاده کرده‌اند. این تصمیم دقیقا به شما و اهدافتان بستگی دارد. این مسئله نیازمند زمان و بودجه زیادی است و به میزان تعهد شما به موفقیت‌تان و سرمایه‌گذاری که روی خودتان می‌کنید بستگی دارد. می‌توانید به دیدخود مراقبتیبه این کار نگاه کنید. بعضی افراد زمانیکه به نظم‌دهی امورشان نیاز دارند مربی استخدام می‌کنند، بعضی دیگر وقتی در مورد خاصی به کمک نیاز دارند و گروهی دیگر وقتی به شریکی ذی‌حساب نیازمندند دست به چنین اقدامی می‌زنند. قطع همکاری با مربی در مقطع زمانی کوتاهی اتفاقی است که به وفور رخ می‌دهد. 

مربیگری مانند سفری شخصی است و یافتن مربی مناسب در زمان مناسب بیشتر هنر است تا علم. از اینکه در مورد مربی از همکاران مورد اعتمادتان سوال بپرسید و با مربیان مختلفی صحبت کنید، تا شخص مورد نظرتان را پیدا کنید، واهمه نداشته باشید. همانطور که می‌دانید انواع مختلفی مربی با سبک‌هایی متفاوت وجود دارند و پیدا کردن فرد مناسب، کاری نیست که بتوانید آن را در عرض یک روز به سرانجام رسانید.