رفتن به محتوا
معارفه سازمانی کارمندان جدید در استارتاپ‌ها
مرتضی امامی‌پور

برای برخی افراد، ورود به یک شغل جدید همانند این است که برای اولین بار از هواپیما به کشوری خارجی پا بگذارند بی‌آنکه نقشه‌ای از آنجا داشته باشند، کسی به استقبالت بیاید و یا کلامی از زبان مردم آنجا بلد باشند. به نظرتان قرار گرفتن در چنین موقعیتی وحشتناک نیست؟

اگر شما نیز در اولین روز کاری خود با چنین موقعیتی مواجه شده‌اید، به‌یقین می‌توان گفت شرکتی که در آن استخدام شده‌اید، هیچ‌گونه برنامه‌ای برای “معارفه سازمانی”تان نداشته است. اکثر استارتاپ‌ها آن‌قدر درگیر توسعه کار و تولید محصول خود هستند که وقتی کارمندان جدیدشان برای اولین بار پا به آنجا می‌گذارند، کاملاً گیج و سراسیمه می‌شوند. بارها از افراد تازه استخدام شده، داستان‌هایی در این باب که پس از ورود به محل کار جدیدشان، صندلی، میز کار و یا رایانه‌شان هنوز آماده نبوده، مدیر استخدام به سر کار نیامده و یا تاریخ شروع به کار آن‌ها کلاً به‌هم‌ریخته بوده است، شنیده‌ایم.

در این راهنمای معارفه سازمانی قصد داریم ابزارهای ساده‌ای را در اختیارتان بگذاریم تا به کمک آن‌ها بتوانید کارمندان جدیدتان را روز اولی که سرکار می‌آیند و تا زمانی که در استخدام شما هستند، به‌خوبی از سردرگمی نجات دهید. معارفه سازمانی امری مقطعی نیست. بلکه این امر تمام مراحل جذب، آموزش، افزایش توانایی و تصحیح رفتار او تا این‌که به سطحی از دانش برسد که برای کلیت آن شرکت مفید باشد را شامل می‌شود.

معارفه سازمانی (Onboarding) یعنی چه؟

“معارفه سازمانی” به فرآیندی گفته می‌شود که طی آن، کارمندان تازه استخدام شده برای آنکه به فردی مفید در ساختار شرکت بدل شوند، دانش، مهارت و رفتارهای لازم برای رسیدن به این مهم را کسب می‌کنند.

چرا تمام شرکت‌ها باید برای کارمندان تازه‌وارد خود برنامه معارفه سازمانی داشته باشند؟

  • “معارفه سازمانی” مهم است. بر اساس تحقیقاتی که گروه Aberdeen در سال ۲۰۱۳ در زمینه “معارفه سازمانی” به انجام رساند مشخص گردید که ۸۶ درصد پاسخ‌دهندگان معتقدند افراد تازه استخدام شده، طی ۶ ماه اول استخدامشان تصمیم می‌گیرند که آیا برای بلندمدت در استخدام آن شرکت بمانند یا اینکه خیر آنجا را ترک کنند.
  • کارمندان تازه استخدام شده برای آشنا شدن با زیروبم شرکت (این‌که چگونه با سایر عوامل شرکت ارتباط برقرار کنند، با روال و سیاست‌های آن آشنا شوند و غیره) نیاز به راهنمایی دارند. اگر کارمندی با این نیازهای اولیه آشنا نباشد، انجام کار برایش سخت خواهد شد.
  • هر کارمند، باید جایگاه خود را در توسعه کلان آن شرکت بداند و بفهمد که چگونه می‌تواند برای شرکتی که در آن کار می‌کند مفید باشد. اگر “معارفه سازمانی” به‌درستی به اجرا گذاشته شود، کارمندان تازه‌وارد به‌خوبی خواهند توانست وظایفشان را در توسعه شرکت در ذهن مجسم کنند.
  • تمام شرکت‌ها باید کاری کنند که کارمندان تازه‌واردشان احساس یکرنگی کنند. این امر حس تعلق آن‌ها به شرکت را تقویت نموده و باعث تقویت همکاری‌شان با سایرین می‌گردد. تحقیقات نشان می‌دهد کارمندانی که حس تعلق و پذیرش دوستانه در یک شرکت می‌کنند، بهره‌وری بالاتری دارند.
  • حسی که در برخورد اول به یک کارمند تازه استخدام شده منتقل می‌شود قابل اصلاح نیست و شما نمی‌توانید بعداً آن را تغییر دهید. اگر اولین روزی که کارمند جدید پا به شرکت می‌گذارد مشاهده کند مدیر استخدام در دفترش نیست و رایانه‌اش هنوز آماده نشده، چه‌بسا کلاً به سطح فرهنگ اعضای شرکت و این‌که چه بلایی ممکن است در آنجا بر سرش بیاید شک کند. اگر خود شما در چنین شرایطی قرار بگیرید در مورد تجربه اولین روز کاریتان به دیگران چه خواهید گفت؟ آیا به آن شرکت، مشتری معرفی می‌کنید؟ آیا برایشان مدیر اجرایی پیدا خواهید کرد؟

وظیفه معارفه سازمانی با کیست؟

بسته به این‌که شرکت در چه مرحله‌ای از رشد قرار دارد و آیا دارای واحد استخدام یا بخشی اختصاصی برای تأمین منابع انسانی می‌باشد یا خیر؟ پاسخ به این سؤال فرق می‌کند.

مرحله بذر: برای شرکت‌هایی که هنوز در مراحل آغازین هستند، مؤسس یا مدیرعامل شرکت بهترین کسی است که می‌تواند روند معارفه سازمانی را هدایت کند. این فرد، همان کسی است که کارمند جدید را برای کار در شرکت استخدام کرده است.

مرحله A/B/C: پس‌ازآنکه شرکت اقدام به استخدام مدیر منابع انسانی و یا واحد استخدام کرد، یکی از این دو نفر بهترین کسانی هستند که می‌توانند وظایف مربوط به معارفه سازمانی را بر عهده بگیرند.

مرحله پایانی: شرکت‌هایی که جای پایشان محکم شده و تعداد کارمندانشان به صدها نفر رسیده است می‌توانند یک “متخصص معارفه سازمانی” استخدام کنند. این شخص از نزدیک با واحد استخدام و گروه منابع انسانی به همکاری پرداخته و معارفه سازمانی را به‌صورت یکپارچه به اجرا در خواهد آورد.

بهترین نحوه اجرای معارفه سازمانی

زمان شروع

افرادی که تازه استخدام شده‌اند ضرورتی ندارد که دقیقاً رأس ساعت ۹ فردای روز تعطیل برای معارفه سازمانی به سر کار بیایند. در واقع این کار اصلاً ایده مناسبی نیست چرا که بعضاً می‌بینیم رئیس‌شان که قرار است با آن‌ها ملاقات و احوالپرسی کند، هنوز خودش به سر کار نیامده است! برخی شرکت‌ها به کارمندان جدید می‌گویند سه‌شنبه یا جمعه حدود ساعت ۱۰: ۳۰ دقیقه صبح به سر کار بیایند. افرادی که تازه استخدام شده‌اند بیشترین زمان از وقت خود را روزانه صرف انجام تشریفات اداری و آشنایی با همکاران می‌کنند، پس چه‌بهتر که این امر در روزی انجام شود که افراد، آرامش بیشتری دارند و برای این امر آماده‌تر هستند.

برای معارفه سازمانی باید وضعیت کارمندان قدیمی‌تر را نیز در نظر گرفت. همیشه این حقیقت را به خاطر داشته باشید که زمان‌های خاصی در روز یا هفته وجود دارند که کارمندان فعلی نمی‌توانند به طرز شایسته‌ای از کارمندان جدید استقبال کنند.

مطمئن شوید به‌محض ورود کارمند جدید، کسی (چه مسئول استخدام و چه مدیر منابع انسانی) به استقبال او می‌رود. سپس می‌توانید او را به اتاق کارش (مطمئن شوید صندلی و میز رایانه او آماده است) و یا جلسه معارفه ببرید.

معرفی چیدمان فیزیکی

دستورالعمل‌های استفاده از رایانه و پست الکترونیک و همچنین اطلاعات لازم برای برقراری ارتباط با خدمات IT باید از قبل آماده شده باشند.

برای کارمند جدید باید یک رایانه از قبل آماده و محیا شده باشد و در غیر این صورت، ضروری است که توضیحات لازم درباره نحوه آماده‌سازی و راه‌اندازی رایانه موردنیازش را به او داده باشید. برخی کارمندان جدید از شرکت‌های بزرگی آمده‌اند که تجربه زیادی در مورد نحوه راه‌اندازی رایانه‌های خودشان ندارند. برخی نامزدهای اجرایی (VP+) طی فرآیند معارفه سازمانی چه‌بسا به کلنجار رفتن بیشتری نیاز داشته باشند. فردی که قرار است به این افراد کمک کند باید صبور باشد و تمام توجه خود را بر رفع نیازهای وی متمرکز نماید.

فراموش نکنید که تمام نکاتی که باید بیان شود و دستورالعمل‌های موردنیاز، برای دسترسی به موارد زیر را از قبل آماده کرده باشید:

  • دسترسی به ساختمان و دفتر
  • تلفن‌های رومیزی یا همراه
  • بازپرداخت هزینه‌ها
  • کارت اعتباری شرکتی (اگر چنین کارتی وجود دارد)
  • سفارش کارت ویزیت

بهترین اقدام نیز عبارت است از:

  • دادن بسته هدیه شرکت به کارمندانش
  • ارائه فهرست مکان‌های محلی ناهارخوری و صرف قهوه

در معرفی دسترسی‌های داخل خود شرکت نیز باید موارد زیر گنجانده شود:

  • سرویس بهداشتی
  • اتاق‌های استراحت/ناهار
  • آشپزخانه (که این شامل تمام مکان‌هایی که می‌توان از آنجا تنقلات تهیه کرد می‌شود)
  • نزدیک‌ترین مکان تهیه قهوه/چای در خارج از محل کار
  • مکان‌های ناهارخوری محلی
  • اتاق خدمات
  • بهداری و اورژانس
  • دستگاه فتوکپی، نمابر و اسکنر (و نحوه استفاده از آن‌ها)
  • اتاق نامه
  • خروجی اضطراری و نحوه خروج از آن

سیستم مشاوره/همدلی

چه‌بسا شرکت شما در بدو تأسیس، برنامه‌ای برای مشاوره رسمی نداشته باشد. لذا بهتر است کارمندان تازه‌وارد را با فردی که رئیس مستقیم او نیست و وی می‌تواند بدون دغدغه، سؤالات عمومی خود (اعم از مکان‌های مختلف شرکت، فرهنگ اعضا و …) را از او بپرسد، مرتبط کنید. مؤسس یا مدیر بخش استخدام باید در همان هفته اول، یک قرار ملاقات برای ناهار یا صرف قهوه بین کارمند جدید و این شخص بگذارد و سپس این دو می‌توانند در مورد هماهنگی برای برقراری جلسات آینده با هم تصمیم بگیرند. در ملاقات اول معمولاً پاسخگویی به سؤالاتی در مورد سازمان و گروه کارمندان، اتفاقات غیرمنتظره، نگرانی‌ها یا منابع موردنیاز، مفید خواهد بود. اگر قرار ملاقات قهوه با مؤسس شرکت گذاشته شده باشد، بهترین زمان برای طرح استراتژی شرکت، روند تولید یا سرمایه‌گذاری محسوب می‌شود. اگر قرار ملاقات با مسئول استخدام گذاشته شده باشد می‌توان گفتگو را بر مشکلات خاص گروه متمرکز نمود.

پشتیبانی مداوم

معارفه سازمانی این‌گونه نیست که روز اول ورود کارمند جدید آغاز، و با پایان هفته به آخر برسد. درواقع این امر از همان بدو درخواست استخدام آغاز می‌شود. برخی شرکت‌ها برای فرد (و یا برای خانواده‌اش که نشان دهند افراد مرتبط با آن فرد هم برایشان مهم هستند) هدیه می‌فرستند. ایده دیگر، ارسال یک کارت‌پستال برای او است که تمام اعضای گروه، پشت آن را امضا کرده و برایش از میزان هیجانشان بابت پیوستن این فرد به گروه خود نوشته باشند.

برخی شرکت‌ها روز اول ورود کارمند جدید، به او هدیه خوشامدگویی (مثل کارت خرید قهوه رایگان از یک فروشگاه محلی، گل و یا یک یادداشت) می‌دهند. اگر فرد مذکور از مکان دوردستی قرار است به آنجا نقل‌مکان کند، دادن فهرستی از کارهایی که در محل جدید می‌تواند انجام دهد و مکان‌های جالب آنجا می‌تواند اقدام پسندیده‌ای باشد. همین کارهای به‌ظاهر کوچک، تأثیرات مثبت فراوانی خواهد گذاشت. به همین نسبت نیز اگر روز اول ملاقات به بدی سپری شود (رایانه آماده نباشد، وسط ملاقات تلفن مدیر استخدام زنگ بزند و ..) می‌تواند تأثیراتی منفی را در پی داشته باشد.

ابزارهایی برای معارفه سازمانی

ابزارهای خودکاری برای تسهیل این فرآیند ارائه شده‌اند که می‌توانند به گروه تأمین منابع انسانی کمک کرده و کارمندان جدید را در جهت این‌که بتوانند خودشان به خودشان خدمات بدهند، یاری دهند. این روند می‌تواند از همان بدو تأیید استخدام فرد آغاز شود.

چه زمانی لازم است از ابزارهای خودکار استفاده کنیم؟ مگر نمی‌توان تمام کارها را در یک صفحه‌گسترده ثبت و ردگیری کرد؟

البته شما می‌توانید این کار را برای ۲۰ تا ۵۰ کارمند اولتان به انجام برسانید، ولی به‌زودی این موضوع به کابوسی اداری بدل خواهد شد. آن‌قدر گام‌های مختلفی برای بخش‌های مختلف اداری در نظر گرفته شده است که عاقلانه این است که قبل از رسیدن تعداد کارمندانتان به ۵۰ نفر، فکری برای انتخاب ابزار موردنظر معارفه سازمانی خود کنید. همیشه بهتر است قبل از آنکه کار به‌جاهای باریک بکشد و واحد منابع انسانی شما تحت‌فشار قرار گیرد، ابزار معارفه سازمانی خود را انتخاب کنید.

هنوز چندان سرپا نیستیم و نمی‌توانیم بر روی یک ابزار معارفه سازمانی سرمایه‌گذاری کنیم

اگر شرکتتان نوپا است و هنوز نمی‌توانید بر روی یک ابزار معارفه سازمانی سرمایه‌گذاری کنید، همچنان امکان سازمان‌دهی برایتان فراهم است. اگر امکان استفاده از ابزار را ندارید، می‌توانید از یک فهرست ساده نیازها بهره بگیرید. لینکدین اقدام به تهیه یک بسته “Onboarding in a Box” کرده است که فهرست قابل دانلودی از جزئیات دقیق موردنیازتان را در اختیارتان می‌گذارد.

چه ابزارهایی را پیشنهاد می‌دهید؟

ما نسخه‌های آزمایشی متعددی از چندین ابزار معارفه سازمانی را مورد آزمایش قرار دادیم و می‌توانیم برخی از آن‌ها را پیشنهاد دهیم. برخی از آن‌ها (Sapling و Donut) نرم‌افزارهایی هستند که به‌تنهایی قادر به ارائه خدمات معارفه سازمانی هستند و برخی دیگر (Gusto، Greenhouse و BambooHR)، در زمره “سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی” (HRIS) محسوب می‌شوند و معارفه سازمانی، صرفاً یکی از قابلیت‌هایی است که در آن‌ها پیش‌بینی شده است. این ابزارها عبارت‌اند از:

۱. Gusto (http://www.gusto.com) پلتفرم یکپارچه منابع انسانی، حقوق و دستمزد و بیمه سلامت برای SMB ها است.

مزایا:

  • ارسال ایمیل خوشامدگویی به کارمندان جدید و اجرای معارفه سازمانی توسط خود کارمند
  • تجربه مشتری عالی. کار با آن آن‌قدر آسان است که به‌ندرت نیاز به تماس با بخش خدماتش پیدا می‌کنید.
  • تمام کارها به‌صورت الکترونیک به انجام می‌رسند
  • رابط کاربر آن آن‌قدر خوب و تمیز طراحی شده است که به‌ندرت ممکن است اشتباه کنید
  • انطباق کامل با فرم‌های خودکار I-9 و W-4 و اطلاعات سپرده مستقیم

معایب:

  • اگر بخواهید رسید پرداخت بگیرید، باید حتماً آن را چاپ کاغذی کنید.
  • نسخه نرم‌افزاری مخصوص تلفن همراه ندارد

قیمت: ۳۹ دلار در ماه برای هر شرکت و ۶ دلار در ماه به ازای هر کارمند هزینه در بر دارد

۲. BambooHR (http://www.bamboohr.com) از طریق ارائه مشخصات کارمندان، ثبت درخواست‌های مرخصی و مرخصی‌هایی که با آن‌ها موافقت شده است، ردگیری درخواست جویندگان کار و کسانی که شرکت نیاز به استخدام آن‌ها دارد و همچنین ارائه گزارش کار، باعث تسهیل وظایف مدیران و کارمندان شرکت می‌شود. این نرم‌افزار یک سیستم جامع HRIS محسوب می‌شود که در Greenhouse، Workable و Lever ادغام شده است.

مزایا:

  • کار با ماژول ATS Onboarding آن آسان است
  • برخورداری از روند کار بصری
  • خدمات مشتری عالی
  • رابط کاربر خوب
  • گزارش‌گیری آسان

معایب:

  • ماژول مدیریت عملکرد ندارد (برای این قابلیت‌ها باید به شرکت‌هایی جانبی که با آن کار می‌کنند مراجعه کنید)
  • با تمام سیستم‌های حقوق و دستمزد همگام‌سازی نمی‌شود (Paychex)

قیمت: در آدرس https://www.bamboohr.com/pricing ببینید

۳. Greenhouse (https://www.greenhouse.io/onboarding) یک سیستم ردگیری تقاضا (ATS) دوطرفه (end-to-end) است که برای ایجاد فرآیند استخدام ارزان و پربازده طراحی شده است.

مزایا:

  • تجربه‌ای شخصی‌سازی شده، یکپارچه و به‌روز، از پیش معارفه سازمانی را در اختیار کارمندان جدید می‌گذارد.
  • با ایجاد فهرست وظایف، امکان سازمان‌دهی معارفه یا وداع سازمانی کارمندان را در اختیار می‌گذارد (فهرست‌ها به شما امکان می‌دهند وظایف و موعد مقرر را تعیین نموده و تمام افراد دخیل در این فرایند را مطلع نمایید تا چیزی از قلم نیفتد).
  • داده‌های مربوط به استخدام‌های جدید را مستقیماً از خود کارمندان جدید، مدیر استخدام، بخش منابع انسانی و بخش IT دریافت می‌کند.
  • از تاریخچه استخدام گرفته تا تجهیزات موردنیاز هر کارمند را ردگیری می‌کند

معایب:

  • Greenhouse پلتفرمی برای جذب نیرو است و معارفه سازمانی یکی از قابلیت‌های آن است. شما نمی‌توانید صرفاً قابلیت معارفه سازمانی آن را خریداری نمایید. Greenhouse بیشتر به درد شرکت‌هایی می‌خورد که به یک سیستم ATS کامل نیاز دارند.

قیمت: در آدرس https://www.greenhouse.io/pricing-and-services ببینید

۴. HonoHR (https://www.honohr.com) پلتفرمی است که گردشکار کل دوره کاری کارمندان را خودکارسازی می‌کند. وظایفی که به انجام می‌رساند عبارت‌اند از: معارفه سازمانی، قطع همکاری با سازمان و هر آنچه مابین این دو مرحله ممکن است رخ دهد. این ابزار به اعضای گروه کمک می‌کند تا با خودکارسازی ارسال پست الکترونیک، تعیین تکالیف، انجام نظرسنجی‌ها، امضای فرم‌ها و ذخیره‌سازی آن‌ها، صرفاً بر روی نیازهای کارمند متمرکز شوند.

مزایا:

  • در مقایسه با بقیه رقبای خود از قابلیت شخصی‌سازی بسیار بیشتری برخوردار است

معایب:

  • در Gusto ادغام نشده است

قیمت: ماهانه ۵ دلار به ازای هر کارمند

۵. Sapling (https://www.trysapling.com) هنگام معارفه سازمانی کارمندان جدید، ثبات، قابلیت مشاهده و داده‌ها را در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد

مزایا:

  • برای کمک به ارتباط سریع کارمندان، بر معارفه سازمانی کارمندان به‌جای فرمانبری آن‌ها تمرکز نموده است

معایب:

  • فقط در BambooHR ادغام می‌شود ولی در Gusto ادغام نمی‌شود

۶. HeyWelcome (http://www.heywelcome.com)ابزاری برای پیشنهاد‌های مدیریتی و جبران خسارات است و باعث می‌شود تا فرایند بهتری را در انتخاب افرادی که باید استخدام شوند، تجربه کنید

مزایا:

  • با Slack ادغام می‌شود
  • دارای جدول زمان‌بندی خودکار است
  • می‌تواند گروه‌های ۲ تا ۶ نفره را به هم وصل کند

معایب:

  • پلتفرم کاملی برای HRIS و استخدام نیست

قیمت: https://www.donut.ai/#pricing

  • donut ابزاری است که برای استفاده در سیستم HRIS استفاده می‌شود. اعضای گروه که شناخت خوبی از یکدیگر ندارند را برای جلب اعتماد و همکاری در سازمان جفت می‌کند. به کارمندان جدید کمک می‌کند تا همکاران را بهتر بشناسند. در حال حاضر نسخه آن بتا خصوصی است.
اشتراک‌گذاری:
Share on linkedin
Share on twitter
دیگر مطالب وبلاگ حرکت اول