با شیوع کووید ۱۹ سازمان‌ها مصاحبه‌های خود را از حالت حضوری به ویدیویی تغییر داده‌اند. به جای آنکه به این موضوع به چشم چالش نگاه کنیم، می‌توانیم آن را فرصتی برای بهبود فرآیندها و تمرکز بر آنچه در چنین مصاحبه‌ای اهمیت دارد بگذاریم.
فرآیند استخدام فعالیتی انسانی است که نیاز به ارتباطات زیادی دارد که همچنان این فرآیند طی سالیان متمادی ثابت مانده و تغییر نکرده است. اما استخدام از راه دور نیازمند فرآیندهای منضبط مصاحبه‌ای است که به‌طور قطع به شما و تیم‌تان برای افزایش بازدهی کمک کرده و بر روش‌هایی موثر برای افزایش ارتباطات انسانی تاکید می‌کند.
هدف ما اطمینان از آن است که ابزاری درست برای ادامه مصاحبه افراد کاندید شده داشته باشید و فرآیندی کارآمد برای آن به‌وجود آورید. در ادامه به تعدادی از بهترین تجربه‌های به‌دست آمده که از طریق تجربه‌های ما حاصل شده به شما معرفی می‌شود تا در آینده از آن استفاده کنید.
از مجموعه اپلیکیشن‌ها و ابزارهای به‌روز استفاده کنید
استفاده از تکنولوژی را تا جایی که می‌توانید در شرکت‌تان مورد اهمیت قرار دهید.
قبل از انجام مصاحبه با کاندیدها مطمئن شوید بیشترین اطلاعات را از آنها کسب کرده و همه‌چیز را در مورد آنها می‌دانید.
هرگونه مشکلی که در فرآیند مصاحبه برای سیستم‌تان رخ دهد، ممکن است شما و سازمان‌تان را بی‌نظم جلوه دهد و باعث اضافه‌کاری مدیران بخش استخدام که به بررسی و ارزیابی کاندیدها می‌پردازند، شود. همچنین می‌تواند باعث شود تا شما به عنوان مصاحبه‌گر اطلاعات کمی از متقاضی کسب کنید.
برای پیشگیری از بروز چنین اتفاقی، اطمینان حاصل کنید قبل از انجام مصاحبه موارد زیر بررسی شده باشند.
- اینترنت مورد استفاده به درستی کار کند
- اتاق مصاحبه تمیز و قابل استفاده باشد و دارای روشنایی مناسبی باشد
- مصاحبه‌شونده از ساعت، تاریخ و اپلیکیشن‌های مورد استفاده برای مصاحبه ویدیویی مطلع باشد و قبلاً از آن استفاده کرده باشد.
اپلیکیشن zoom برای انجام مصاحبه شغلی مناسب است و نسخه پولی آن به شما اجازه می‌دهد مدت زمان بیشتری جلسه‌تان ادامه داشته باشد.
اپلیکیشن Everytimezone مناسب برای هماهنگ کردن زمان جلسات برای کسانی است که در مکان‌هایی با اختلاف زمانی مختلف هستند.
آنهایی که می‌خواهند از مهندسی مصاحبه کنند، در قسمت تکنیکی مصاحبه به تخته وایت برد و ابزارهای خاصی نیاز دارند که باید پیش از مصاحبه در محل قرار داده شده باشند.
در مورد تیمی که برای مصاحبه انتخاب می‌کنید سخت‌گیر باشید
- بهتر است تعداد افراد تیم مصاحبه محدود به سه نفر باشد و هر یک نسبت به زمان متعهد باشند، تجربه نشان داده در مصاحبه این تعداد کافی هستند.
- هر یک از افراد تیم بر حیطه تخصصی خود تمرکز کنند و قبل از انجام مصاحبه سوال‌های خود را آماده داشته باشند
- اندک زمانی بعد از انجام مصاحبه تمام بازخوردها به صورت مستند درآیند. نوشتن آنها به مراتب بهتر است زیرا مانع فراموشی می‌شود و در آینده قابل ارجاع خواهد بود.
برقراری ارتباط مناسب و گوش دادن فعال
- به خاطر داشته باشیم که شما فرصت‌هایتان را به علت ارتباط غیر کلامی از دست می‌دهید، از کلماتی استفاده کنید که به شما کمک کند تا بتوانید ارتباط مناسبی برقرار کنید
- هنگام استفاده از اپلیکیشن‌هایی مانند Slack، می‌توانید به راحتی از ایموجی‌ها استفاده کنید. آنها برای انتقال بهتر مفاهیم و احساسات کاربرد خوبی دارند.
- اپلیکیشنی را که برای مصاحبه از آن استفاده می‌کنید به مصاحبه شونده معرفی کنید و پروتکل‌های استفاده از آن را آموزش دهید.
- گوش دادن فعال در مصاحبه‌های تلفنی و ویدیویی کار سختی است. برای نشان دادن آنکه شما فعالانه گوش می‌دهید موارد زیر توصیه می‌شوند:
- مصاحبه ویدیویی همیشه بر مصاحبه تلفنی ارجحیت دارد زیرا فرآیند نگاه کردن به دوربین و گوش دادن باعث افزایش حضور و ارتباط طرفین می‌شود.
- بعد از پرسیدن هر سوال مدت زمان مناسبی را در اختیار مصاحبه‌شونده قرار دهید تا افکارش را متمرکز کند و به سوال‌تان پاسخ دهد.
خاتمه مصاحبه
در انتهای مصاحبه مطمئن شوید که مصاحبه‌شونده از مراحل بعدی اطلاع دارد و در مراحل بعدی توقع چه مواردی را داشته باشد.
- آیا مصاحبه دیگری از طرف مدیران استخدامی صورت خواهد گرفت؟
- آیا مصاحبه ویدیویی دیگری خواهد داشت؟
- به صراحت باید به متقاضی اعلام گردد که مصاحبه‌های دیگری با تمام متقاضیان انجام خواهد شد و او تنها گزینه مورد بررسی نیست.
چگونه در مصاحبه متفاوت و بهتر عمل کنیم
در این مقطع زمانی که در حال مواجهه با تجارب جدید هستیم، بهتر است از چیزهای ثابت شده استفاده کنیم. بهتر است بر روی کارآمدی فرآیندها به جای تغییرشان تمرکز کنید. موارد زیر به تقویت فرآیندهای مصاحبه کمک خواهند کرد.
- از انجام مصاحبه تلفنی خودداری کنید و مستقیماً مصاحبه را به صورت ویدیویی برگزار کنید.
- از اپلیکیشن‌ها و ابزار ساده و مناسب استفاده کنید. نیازی نیست دورتان را شلوغ کنید.
- تیم مصاحبه خود را با دقت و هوشیاری انتخاب کنید و اجازه ندهید بیشتر از سه نفر در تیم باشند.
در آخر خاطر نشان می‌کنیم برگزاری مصاحبه‌های شغلی هم برای مصاحبه‌کننده و مصاحبه‌شونده تجربه‌ایی تازه است که به مرور زمان ضمن مواجهه با موارد بیشتر مهارت هر دو طرف بیشتر خواهد شد. هر مصاحبه شغلی چالشی منحصربه‌فرد است که توانایی‌های طرفین بر کیفیت آن تاثیر شایانی خواهد داشت.